Para que o vendedor consiga fazer uma oferta de valor para o cliente, o primeiro passo é criar uma Oportunidade.
Todos os detalhes sobre a Oportunidade foram explicados em um artigo. Clique aqui para relembrar.
Toda Oportunidade cadastrada, se inicia na etapa de Qualificação. Depois de algumas interações com o Prospect sobre essa Oportunidade, pode-se alterar a etapa da oportunidade para NEGOCIAÇÃO.
Este artigo irá tratar somente da etapa de NEGOCIAÇÃO
Assim como na etapa de Qualificação, nessa etapa de Negociação também há uma atividade obrigatória:
Para saber o que deve ser escrito nessa atividade, clique na aba de Instruções
Ao longo dos acompanhamentos com o Prospect, o vendedor irá levantar essas informações. Se o cliente vai hospedar o sistema na nuvem, a quantidade de usuários, o plano mais adequado para o cliente, se a empresa tem mais de uma loja, etc.
Todas essas informações irão ajudar na hora de montar uma Cotação. A Cotação é a proposta de valor que será enviada ao Prospect para análise e possível fechamento do negócio.
Como cada empresa tem um cenário, caso o vendedor tenha dúvidas a respeito de valores, deve consultar a Gerencia Comercial.
Para criar uma nova Cotação, existem 2 formas:
1-Criando uma Cotação dentro da Oportunidade
Dentro da Oportunidade, clique na aba de Cotações e depois no botão NOVA COTAÇÃO
Na tela que se abrirá, complete os campos, conforme explicado abaixo:
1-O nome do Prospect já vem automaticamente
2-Note que ele já carrega o nome da Oportunidade automaticamente
3-O nome do Responsável também é carregado automaticamente
4-Existem apenas 2 tabelas de preço: Movere e Aplicativos. E duas condições de pagamento: A vista e A prazo. Caso esteja vendendo o sistema, utilize a tabela Movere. Se for oferecer hospedagem, os valores já aparecerão. Somente se for vender Aplicativos, a tabela de aplicativos deverá ser selecionada. Utilize sempre a opção Movere A Prazo como condição de pagamento. Se tiver dúvidas nesse momento, consulte e Gerencia Comercial
5-Geralmente os clientes preferem Boleto como forma de pagamento. Caso o prospect prefira outra opção, escolha a mais adequada.
Depois de completar os campos, clique em SALVAR.
Note que a Cotação agora tem um número e uma versão. No exemplo abaixo, o número é 159 e a versão é 01. Esse controle existe para que o vendedor possa criar novas versões da mesma Cotação. Isso é utilizado quando, por exemplo, o Prospect recebe a primeira Cotação (01) e questiona algum item ou pede um desconto. O vendedor traz o caso para a Gerencia e é feita uma nova Cotação (02).
Nessa primeira parte, a coisa mais importante, que não pode ser esquecida, é o campo Vencimento do Serviço Recorrente. No caso, deve-se sempre colocar o dia 01 por padrão. Caso o Prospect se manifeste pedindo outro dia de vencimento, pode-se colocar o dia que ele pediu, desde que seja avisado á Gerencia. Depois de completar esse campo, clique em ADICIONAR para colocar os itens na Cotação.
Quando clicar no botão ADICIONAR, uma nova tela se abrirá para que sejam escolhidos os itens que irão compor a Cotação. Licença de uso Mensal, Consultoria de Implantação, Hospedagem, são exemplos de itens que normalmente entram em uma Cotação.
Basta buscar o iten a ser adicionado e ele será trazido para a tela com seu valor. O vendedor pode escolher a quantidade daquele item e depois clicar em Adicionar.
Exemplo: Seu Prospect pediu uma Cotação do Movere no plano Turbo, deve precisar de 40 horas de implantação e decidiu hospedar o sistema na nuvem. Veja como seria feito:
Depois de incluir os itens, o próximo passo é enviar a Cotação para o cliente. Mas isso só é possível se ela for finalizada. Note que a cotação ainda está como Rascunho. para finalizar, clique no botão AÇÕES e depois em Finalizar. Essa ação é irreversível.
Por isso, tenha certeza de que tudo está correto antes de finalizar. Se ainda não quiser finalizar a Cotação, mas quer guardá-la até que tenha certeza de todos os detalhes, basta clicar em SALVAR.
Uma das coisas que não podem ser esquecidas antes de finalizar a Cotação é o campo de Observações
Nesse campo devem ser colocadas informações que aparecerão na Cotação e futuramente no Contrato. Ex: Todas as despesas de deslocamento, hospedagem e alimentação do Analista de Implantação serão custeadas pelo contratante. Enfim, todas as informações importantes que não constam no corpo da Cotação, devem ser colocadas neste campo de observações.
IMPORTANTE
Todos os valores dos serviços devem ser mantidos na cotação. Caso exista uma condição especial para o valor de uma mensalidade ou hospedagem, isso deve ser descrito no campo de Observações.
Exemplo: O valor da Assinatura Mensal do Plano Super é de R$ 675,00. Mas a diretoria decidiu oferecer um desconto de 12 meses para esse Prospect e durante esse período o valor será de R$ 450,00. Quando for montar a Cotação, deve-se utilizar o valor normal de R$ 675,00. No corpo da Cotação deve aparecer sempre o valor cheio, como na imagem abaixo:
Neste exemplo de uma negociação fictícia, foi dado um desconto de plano. O plano Super pelo valor do plano Básico, durante 12 meses. Também foi bonificado o valor da hospedagem em 100%. Esses detalhes de desconto foram inseridos no campo Observação da Cotação daquela Oportunidade. Veja:
Essas mesmas observações irão aparecer no Contrato:
Portanto, os valores jamais devem ser alterados na inclusão de itens da Cotação. Somente nas observações.
Quando clicar para finalizar, o Procedo abrirá essa tela, pedindo o número de parcelas para o item Consultoria de Implantação.
Note que esse é o único valor que será parcelado, pois a Hospedagem e a Licença de Uso mensal são valores RECORRENTES, ou seja, eles serão cobrados todos os meses, enquanto durar o contrato. O valor da Consultoria de Implantação é aquele que o Prospect paga para que um analista vá até a empresa para treinar os usuários, preparar o sistema e fazer a virada (troca do sistema anterior pelo nosso). Esse valor, muitas vezes é parcelado para facilitar para o cliente. Essa quantidade de parcelas será negociada. Em caso de dúvida nesse ponto, procure seu Gerente Comercial.
Agora que a Cotação está finalizada, pode ser enviada para o Prospect. Para isso, primeiro clique no botão AÇÕES e escolha a opção Exportar Cotação.
Na tela que se abrirá, o vendedor deverá escolher o modelo do documento a ser exportado, e o formato. Como se trata de uma cotação do Sistema Movere, a opção escolhida deverá ser: Cotação Movere, no formato PDF.
Clicando em PDF, o Procedo vai gerar a Cotação e abrir o arquivo na tela. Nos arquivos em anexo desse artigo está a Cotação salva.
O próximo passo é enviar essa cotação para o cliente, por e-mail. Baixe a cotação, salve em uma pasta de Propostas Enviadas, dentro do One Drive e anexe ao e-mail. No corpo do e-mail, coloque o seguinte texto:
Bom dia/tarde/noite, nomedocliente
Em anexo, a Cotação solicitada conforme conversamos anteriormente.
Para prosseguirmos em nossa negociação , basta responder a este e-mail dizendo que aceita a Cotação, e enviar em anexo os seguintes documentos:
-Cópia do Cartão do CNPJ;
-Cópia do Contrato Social com as ultimas alterações
-Cópia dos documentos pessoais do titular
Com essas informações vamos elaborar o nosso contrato.
Aguardo e fico á disposição.
Sua assinatura
Acompanhe essa Cotação, entrando em contato com o Prospect a cada 2 ou 3 dias. Registre no histórico da Oportunidade todas as interações. Crie tarefas para ser lembrado de acompanhar a Cotação.
É possível que o cliente queira negociar, pedir desconto, etc. Se isso ocorrer, crie uma nova versão da Cotação e repita o processo de salvar a Cotação e enviar por e-mail.
IMPORTANTE
Caso uma Cotação tenha sido finalizada mas for necessário modificar os valores ou condições, isso só será possível criando uma nova versão da Cotação. Por isso uma Cotação tem um número depois do ponto. Ex: 159.01. O 159 é o número da Cotação e o 01 é a versão. Se for criada uma nova versão dessa Cotação, seu número será 159.02.
2-Criando uma Cotação no cadastro de Cotações
Também é possível criar uma Cotação fora da oportunidade, usando o menu Cotação e clicando em NOVO REGISTRO
Na tela que se abrirá, o Procedo vai pedir o nome do Prospect e o nome da Oportunidade.
O restante do processo é exatamente o mesmo que foi ensinado anteriormente.
Isso encerra a etapa de NEGOCIAÇÃO. Próximo passo será o FECHAMENTO, que trataremos em um novo artigo.