1 Introdução
Este documento de procedimento operacional padrão tem o intuito de instruir o analista de suporte e os usuários do sistema a efetuarem os passos fundamentais para geração do SPED Contábil R705.
1.1 Escopo
O SPED Contábil foi instituído pelo Decreto nº 6.022/2007 (posteriormente revogado e substituído pela Instrução Normativa RFB 1.420/2013). Hoje, ele é dos termos mais utilizados no segmento de contabilidade do país. O SPED Contábil visa ser uma solução tecnológica, padronizando os arquivos digitais (das escriturações fiscal e contábil) dos sistemas empresariais dentro de um formato digital específico.
O SPED Contábil é obrigatório para todas as empresas de lucro presumido, real, imunes e isentas. Empresas tributadas pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas não precisam entregá-lo.
Desde 2016, a entrega do SPED Contábil deve ser feita até o último dia útil do do mês de maio no ano-calendário subsequente ao da escrituração. Esse prazo não pode ser postegado e a não-entrega acarretará em multa.
2 Requisitos
Para realizar a parametrização e configuração do SPED Contábil no MOVERE os usuário ou analista devem terem acesso as rotinas listadas abaixo:
MANUTENÇÃO
R29 - Parâmetros por Empresa
R32 - Contas Contábeis Gerencial
R397 - Contas Contábeis
R67 - Plano de Contas Referencial - Lucro Real
R401 - Contas Contábeis p/ Importação de Lançamentos
R650 - Importação do Plano de Contas
R421 - Lançamento Saldos Iniciais
R422 - Importação de Lançamentos
R400 - Lançamentos Contábeis
R399 - Zeramento Receitas e Despesas
R396 - Encerramento de Períodos
R398 - Reabertura de Períodos
R1040 - DRE Gerencial
R705 - Sped Contábil
RELATÓRIOS RELACIONADOS
R402 - Livro Razão
R404 - Balancete
R24 - Balanço Patrimonial
R426 - Livro Diário
3 Parametrizações
Acesse a rotina R29 clique em NOVO e cadastre os dois parâmetros listados abaixo e clique em SALVAR:
[279 - Sincroniza cadastros das contas contábeis gerencial com fiscal?]
Este parâmetro define se todas vez que for feito um cadastro, alteração ou exclusão de uma conta contábil gerencial, a rotina deverá replicar para o cadastro da conta contábil fiscal.
[298 - Código da instituição responsável pela manutenção do plano de contas referencial.]
Define o código da instituição ao qual está sendo utilizado o plano de contas referencial no SPED Fiscal.
[1349 - Exibe classificação de sistema de terceiros?]
Define se será utilizada a "classificação de terceiros" com valores alfanúmericos.
Com o parâmetro ativado e os campos [Classificação de Terceiros], [Nível Classificação de Terceiros] e [Conta Pai Classificação de Terceiros] preenchidos na R397, o Sped será gerado da seguinte forma:
4 Configurações
Acesse a rotina R650 para fazer a Importação do Plano de Contas Gerencial p/ Plano de Contas Contábeis.
Para essa configuração usaremos o mesmo plano de contas no módulo gerencial x contábil.
Antes de clicar em EXECUTAR, leia atentamente as informações em destaque.
Após clicar executar a rotina o sistema irá replicar as informações do Plano Gerencial R32 p/ o Plano Contábil R397 e fazerá os vínculos DE/PARA na R401 origem (gerencial) x destino (contábil).
Plano de Contas Gerencial R32.
Plano de Contas Contábil R397
R401 - Contas Contábeis p/ Importação de Lançamentos, note que as Contas Origem(Gerencial) = Contas Destino(Contábil).
Depois de realizar a replicação dos plano de contas você deve informar os saldos das contas utilizando a R421 - Lançamento Saldos Iniciai.
Exemplo: No demonstrativo abaixo foi informado o Saldos Iniciais das contas:
5 - Caixa Diário = R$ 1000,00
525 - Caixa Financeiro = R$ 5000,00
Esse saldo inicial será apresentado no relatório de R404 - Balancete.
Depois de informar os saldos iniciais das contas o usuário deve acessar a R422 informar Data Inicial e Data Final para Importação de Lançamentos.
Ao realizar este procedimento o sistema irá importar todos os lançamentos de RECEITAS e DESPESAS do período selecionado e alimentará a R400 - Lançamentos Contabeis.
Lembrando que se houver lançamento de saldo inicial cadastrados deve-se marcar a opção abaixo:
(x) Se esta opção for marcada, o sistema irá importar a tabela de saldos das contas de resultado antes do encerramento.
Para utilizar este recurso, favor informar a data inicial e final iguais ao período que se deseja importar, pois o zeramento das contas de resultado é feito por período.
Depois de clique em EXECUTAR, o sistema informará a quantidade de registro importados.
Para verificar os Lançamento Importados acesse a R400 e clique na lupa de pesquisa e o sistema te listará todos os lançamentos que foram importados com a execução da R422.
Agora basta fazermos o encerramento dos períodos contábeis através da R396.
Ao encerrar o período 01/06/2017 até 30/06/2017 conforme imagem abaixo não será permitido realizar mais nenhum lançamento no periodo encerrado.
OBSERVAÇÃO: Este procedimento deve ser executado para TODOS OS MESES DO ANO que está sendo encerrado.
Exemplo: Se voce está fazendo o fechamento do ano 2016 deve ser encerrados todos os períodos de Janeiro a Dezembro de 2016.
Se for necessário reabrir algum período já encerrado acesse devemos utilizar a R398 - Reabertura de Periodos Contabeis.
No exemplo abaixo será reaberto o período de 01/06/2017 a 30/06/2017 que foi encerrado no exemplo anterior.
Agora precisamos realizarmos as conferências finais através do Relatório R404 - Balancete.
Selecione o PERÍODO ANUAL que se está sendo encerrado (01/01/2017 a 31/12/2017).
Marque os filtros desejados para apresentação do relatório e clique em EXECUTAR..
Ao abrir o relatório, note que o sistema trouxe todas as informações do Balancete Patrimonial dos lançamentos de RECEITAS e DESPESAS, também pode ser observado que a coluna Saldo Inicial para as Contas: 5 e 525 são as únicas que constam o saldo, pois estes foram lançados diretamente na R422 em exemplos supracitado.
Estamos quase concluindo, agora devemos fazer o zeramento das contas mês a mês ou anualmente através da R399.
OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Apenas serão zeradas as contas que na R397 estiverem marcadas com GRUPO CONTÁBIL igual a RECEITA, DESPESA, CUSTO E RESULTADO.(Antes de realizar este procedimento revise o Plano de Contas na R397).
Na R399 - Zeramento de Receitas e Despesas preencha os dados de acordo com o período que está sendo encerrado:
O encerramento pode ser realizado de duas maneiras:
- Período Inicial: 201701 e Período Final: 201701 (mês Janeiro) para este caso será necessário realizar o zeramento mês a mês de Janeiro a Dezembro.
Os resultados no SPED Contábil serão apresentados mês a mês através de relatórios e lançamentos não tendo a possibilidade de tirá-lo de modo geral (anual).
- Período Inicial: 201701 e Período Final: 201712 (período anual Janeiro a Dezembro) para este caso o zeramento será realizado de Janeiro a Dezembro de uma unica vez.
Os resultados no SPED Contábil serão apresentados no período anual através de relatórios e lançamentos não tendo a possibilidade de apresentação de resultado mensalmente.
Decida qual modelo realizar para os zeramentos dos lançamentos.
Dando continuidade:
Marque todos os Grupos (Despesas, Receitas, Custos, Resultados).
Selecione uma conta de Apuração de Resultado do Exercício para que os dados referente ao zeramento seja transferido.
Preencha o campo Histórico (Fechamento 2017 / Encerramento 2017).
Preencha a Visão Contábil e clique em EXECUTAR.
Lembrete Importante: Se você optou por realizar o zeramento mensalmente faça este procedimento para todos os meses de Fevereiro a Dezembro.
Após realizar o zeramento dos lanaçamentos, retire o relatório R404 - Balancete para conferência.
Note que as contas de RECEITAS e DESPESAS foram zeradas e o RESULTADO DO EXERCÍCIO foi transferido para a conta 0466 - Apuração de Resultado = R$ 3.368,60.
Verifique na R288 - Estabelecimentos qual o tipo de Tributação o seu estabelecimento se enquadra junto a Receita Federal:
No exemplo abaixo a empresa e do Lucro Real.
Agora precisamos referenciar as Contas do Plano Contábil com as Contas do Plano Referencial, para isso iremos acessar a rotina R397 - Contas Contábeis.
Selecione a conta > clique em Alterar > de acordo com o Tipo de Tributação do Estabelecimento (Lucro Real) devemos preencher o campo "Plano de Contas Referenciado".
Como o estabelecimento na R288 é do Lucro Real, então iremos preencher apenas o campo: "Plano de Contas Referenciado Para Lucro Real partir de 2014" na R397.
Se o estabelecimento fosse Optante do Simples Nacional deve ser preenchido apenas o campo "Plano de Contas Referenciado para Simples Nacional",.
Se Lucro Presumido então "Plano de Contas Referenciado para Lucro Presumido a partir de 2014", depois clique em SALVAR.
Este procedimento deve ser realizado para TODAS AS CONTAS CONTÁBEIS DA R397 sejam sintéticas ou analíticas.
O não preenchimento da Referenciação deixará de enviar o bloco I051 no SPED ECD.
Segue Base de Conhecimento sobre a inserção do Registro I157: Registro I157
OBSERVAÇÃO:
Srº Usuário para facilitar o trabalho e ganho de tempo nas referenciações das contas solicite a equipe MOVERE que seja lhe enviado o Planos de Contas da R397 e o Plano de Contas Referencial de acordo com a tributação do estabelecimento ambos em excel.
Assim, você irá realizar a referenciação do Plano de Contas Contábil (Planilha1) de acordo com o Plano de Contas Referenciado (Planilha2) que lhe for enviado.
Segue abaixo a referenciação das colunas do Plano de Contas Contabil.
Coluna f0862idplanocontareferencia = Lucro Real
Coluna f0863idplanocontasreferencia = Lucro Presumido
Coluna f0864idplanocontasreferencia = Optante do Simples Nacional
De acordo com a tributação do estabelecimento apenas a coluna que diz respeito ao enquadramento da empresa deve ser preenchida. igualmente foi realizado na R397.
PLANO DE CONTAS CONTÁBIL (Planilha I)
PLANO DE CONTAS REFERENCIAL (Planilha II)
Rotinas dos Planos de Contas Referencial de acordo com o Tipo de Tributação da Empresa do estabelecimento na R288.
R67 - Plano de Contas Referencial Lucro Real
R68 - Plano de Contas Referencial Lucro Presumido
R84 - Plano de Contas Referencial Simples Nacional
Srº. Analista de Suporte a base de conhecimento para exportar e importar a planilha em Excel é:
No DEMONSTRATIVO DE RESULTADOS conhecido pela sigla DRE será apresentada somente as contas que na R397 tiverem marcadas o campo GRUPO CONTÁBIL = RESULTADOS.
Para retirar o relatório da DRE acesse a R1040 preenche a Data Inicial e Data Final (01/01/2017 a 31/12/2017) selecione os filtros e clique em EXECUTAR.
Se acaso alguma Conta de Resultado não estiver aparecendo no relatório R1040, acesse a R397 e verifique se o campo Grupo Contábil está configurado corretamente. A revisão do Plano de Conta na R397 é primordial
Após realizar todas as configurações acima, basta gerar o arquivo na R705 - SPED Contábil preenchendo os dados conforme imagem abaixo e clique em EXECUTAR.
MENSAGENS CONHECIDAS:
Se o sistema retornar a mensagem "Favor definir o contador responsável no cadastro do estabelecimento informado!" segue os passos abaixo:
Acesse a R288 - Estabelecimentos realize o preenchimento dos campos: Contador, Contador CRC, Escritório Contabilidade, Escritório Contabilidade CRC, JC Representante CPF, JC Representante, Representante Legal e clique em Salvar.
Volte a R705 preencha novamente os dados do Sped Contabil e clique em Executar.
(OBS: O sistema irá sugerir o número de ordem do livro caso o ano anterior esteja preenchido, será acrescido o número do livro em 1 e sugerido para o ano atual. Exemplo: Se no ano 2019 o número do livro é 50 em 2020 será sugerido para o número do livro, o valor 51. )
Em seguida, será necessário clicar na mensagem: "Clique aqui para verificar se o processamento já foi finalizado." para baixar o arquivo.
Quando o processamento for concluído aparecerá a mensagem: "Clique aqui para fazer o download do arquivo: SpedContabil_v5.00_Ref_G_012017-062017.zip" clique nela e baixe o arquivo.
Salve o arquivo SPED Contábil e envie para Contabilidade fazer as devidas validações e assinatura.
Na geração do Sped pela rotina 705 será conforme o Tipo de Tributação cadastrado na rotina [288 - Manutenção de Estabelecimento].
Atenção!
Se ao gerar o SPED Contábil, o sistema apresentar a mensagem:
"Atenção! No último processamento ocorreu o seguinte erro:
Não foi possível gerar o arquivo devido ao seguinte motivo: não foram encontrados dados do plano de contas fiscal!", é porque o campo Tipo de Tributação não foi definido para os estabelecimentos envolvidos na visão contábil.
5 VALIDAÇÃO ARQUIVO SPED ECD
Lembrete: Srº. usuário o procedimento do tópico 5 é de uso exclusivo da contabilidade ou departamento contábil, pois exige conhecimento específico.
Instalando o Validador ECD da Receita Federal
Acesse o link abaixo e faça o download do aplicativo:
De acordo com o sistema operacional de sua máquina clique nos links e faça a instalação do SPED ECD.
Lembrete: O MOVERE não dá nenhum tipo de suporte referente a instalação destes programas, esse tutorial e apenas um passo-a-passo de como instalar e validar o arquivo.
Após concluir a instalação abra o sistema Validador SPED ECD.
Clique em ARQUIVO > ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL > IMPORTAR, para realizarmos a importação do arquivo gerado pelo MOVERE.
O sistema irá abrir os diretórios de seu computador para que possa selecionar o arquivo Sped Contábil.
Encontre-o, selecione e clique em Abrir.
Clique no botão SIM para validação do arquivo.
MENSAGENS CONHECIDAS:
O sistema irá apresentar as pendências abaixo que deverão serem corrigidas.
Lembrete: As Advertências listadas abaixo não são tratadas pelo Movere e devem serem corrigidas manualmente.
Ao selecionar Advertencias e clicar em Exibir.
Observe que o sistema irá trazer duas advertências destacada em Azul e sublinhada, clique na 1ª opção.
Preencha o campo Sequencial do CRC e Data de Validade da CRPC clique em Salvar.
Agora procure na aba superior do SPED ECD a o nome da empresa em seguida clique na opção ECD.
Ao realizar este procedimento o sistema SPED ECD irá validar as informações alteradas.
.
PRONTO! O SPED ECD já pode ser assinado.
OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Quaisquer dúvidas referente a algum procedimento entre em contato com nossa equipe de analistas.
A partir da versão 4.641 a rotina 397 passa a ocultar os campos de plano de contas referencial quando selecionado uma conta do tipo sintética: