Escopo
Esta documentação visa orientar quanto ao processo de configuração da Cobrança Automatizada.
Sobre o Processo
O processo de Cobrança Automatizada visa ajudar aos clientes na sua organização financeira, trazendo os títulos que estão próximos ao vencimento (lembrete) e também os que já constam como vencidos (lembrete de títulos vencidos e cobrança). Assim, os clientes estarão devidamente informados quanto à situação atual.
O processo de Cobrança Automatizada conta com três tipos de e-mails, são eles:
- Lembrete: Envia os títulos que estão prestes à vencer para os clientes, para que eles realizem os pagamentos e evitem esquecimentos;
- Lembrete de títulos vencidos: Envia os títulos que estão vencidos para os clientes, para que eles realizem os pagamentos ou enviem o comprovante de pagamento;
- Cobrança: Envia os títulos que estão vencidos, afim de que o cliente faça os pagamentos e/ou faça a renegociação dos títulos.
Os e-mails que são enviados contam com anexos úteis aos clientes. O primeiro anexo é o próprio Boleto (a vencer ou vencido) e o outro anexo é a Nota Fiscal referente ao boleto que está vencendo ou vencido.
Nota: A nota fiscal somente será anexada ao e-mail se esta estiver autorizada na SEFAZ.
E-mails de Lembrete
Os e-mails de lembretes tem por objetivo ajudar aos clientes a organizarem os pagamentos futuros que está próximos ao vencimento para que, não se esqueçam de realizar o pagamento. Assim, o processo da Cobrança Automatizada irá analisar os títulos que estão próximos ao vencimento (conforme configurações) e os enviará para os clientes.
E-mails de Cobrança
Os e-mails de cobranças tem por objetivo efetivamente realizar a cobrança de um título que, após o vencimento, ainda consta em aberto no MOVERE. Assim, o processo de Cobrança Automatizada irá analisar os títulos vencidos (conforme configurações) e enviará e-mails para os clientes para que estes sejam notificados quanto às pendências.
Quais títulos são considerados na análise?
Ao fazer a busca dos valores e a avaliação dos títulos vencidos, o MOVERE considera as seguintes situações:
- Em Aberto
- Liq Parcial
- Descontado
Observação: Para os títulos com situação "Descontado", o MOVERE irá considerar como o valor do saldo a receber o valor do documento.
Configurações
Para ativar/configurar o processo de Cobrança Automatizada, utilize o painel de configurações disponível no Configurador Mágico do MOVERE. Basta acessar e seguir as orientações.
Observações:
- Os Email-s serão sempre enviados automaticamente na segunda-feira. exceto quando configurado para diário.
- Os títulos são agrupados por Visão Contábil caso o parâmetro [164 - Utiliza Separação Financeira por Visão Contábil?], portanto é imprescindível que os estabelecimento estejam vinculados a uma Visão Contábil na R644.
Configuração nos Portadores
Somente serão considerados títulos relacionados à portadores que estiverem com o campo [Faz Cobrança Automatizada] devidamente marcado. O campo [Faz Cobrança] existente no cadastro dos Portadores não é levado em consideração nesse processo.
Configurações de Envio de E-mails (Remetentes)
Para que o processo de Cobrança Automatizada funcione, é necessário cadastrar as configurações de envio de e-mail através da rotina [R214 - Configurações para Envio de E-mails]. Nesta rotina deverá ser cadastradas as contas de e-mail que farão o envio dos e-mails da cobrança automatizada.
Atenção: Este e-mail é disparado pelo estabelecimento vinculado ao cliente.
Base de conhecimento https://meajuda.moveresoftware.com/solution/articles/27000032904-envio-de-email-autom%C3%A1tico
Sendo necessário a configuração na rotina [R43 - Cliente] marcando na aba "Dados Financeiros" a opção "Gera Remessa" e também as opções "E-mail de cobrança" e "E-mail de lembrete" como apresentado nas imagens abaixo:
Envio dos E-mails
Caso queira enviar os e-mails de Lembrete, Lembrete de títulos vencidos ou Cobrança basta clicar no nos botões [Enviar E-mail de Lembrete Agora], [Enviar e-mails de lembrete de títulos vencidos agora] e [Enviar E-mail de Cobrança Agora]
Relatório de Acompanhamento
Para realizar o acompanhamento da operação da Cobrança Automatizada utilize o relatório [R510 - Cobrança Automatizada]. Este relatório listará os e-mails que foram enviados para os clientes, assim como a situação (se deu certo ou errado) entre outras informações.
Para extrair as informações necessárias, é possível utilizar os seguintes filtros:
- Estabelecimentos
- Data Inicial/Final do Envio do E-mail;
- Cliente que recebeu (ou deveria receber) o e-mail;
- Tipo do e-mail (lembrete, lembrete de títulos vencidos, cobrança ou todos); e,
- Situação do e-mail (Enviado, Erro ao Enviar, Não Enviado ou Todos).
- Tipo de Visualização (Sintético, Analítico)
Com base nestes filtros, será apresentado o seguinte relatório:
O relatório também sempre exibe um resumo por Situação dos e-mails. O exemplo abaixo demonstra um relatório analítico:
Relatório de Comparação
O relatório [R510 - Cobrança Automatizada] foi moldado de forma que possa ser comparado ao relatório [R314 - Títulos a Receber na Data]. Assim, utilizando os filtros corretos de datas, é possível auditar o envio de e-mails através do relatório R314. É necessário saber também que, para emitir um relatório de Títulos a Receber na Data comparável com o relatório da Cobrança Automatizada (R510), é necessário marcar o campo [Listar Somente Títulos que Participam da Cobrança Automatizada?] na rotina R314.
Para realizar uma conferência, é necessário marcar o campo [Conferência da Cobrança Automatizada], informar o campo [E-mails enviados no dia] e selecionar o tipo da conferência desejada (Lembrete de Títulos a Vencer, Lembrete de Títulos Vencidos ou Títulos em Cobrança] no campo [Conferir]. Feito isto, clique em [Executar] e então, o relatório será emitido trazendo exatamente os títulos que foram considerados no processo da Cobrança Automatizada.
Utilizando o relatório 314 desta forma, fica muito fácil validar se o processo está funcionando de forma adequada ou não. A rotina 314, ao configurar o relatório para emissão, calculará as datas de vencimento inicial e final (dos filtros) conforme a configuração vigente da Cobrança Automatizada.
Vale ressaltar que o relatório 510 apresenta os emails de cobrança enviados tanto abertos quanto fechados (o campo "situação" apresenta a situação que estava ao envio do email) enquanto o relatório 314 apresenta apenas os títulos em aberto e também o relatório 510 apresenta maior abrangência de envio valendo assim aumentar o tempo ao realizar o filtro.
Erros conhecidos no envio de e-mail
Alguns erros que são apresentados no relatório são padronizados afim de melhor orientar para que estes possam ser sanados. Segue abaixo a lista completa e as soluções:
- E-mail do cliente é inválido!: O e-mail configurado no cliente (que receberia o e-mail de lembrete/cobrança é inválido ou não está informado;
- Servidor SMTP Inválido!: Verifique as configurações de envio de e-mail do MOVERE, pois, aparentemente o servidor SMTP não é válido;
- Erro de autenticação!: Verifique o usuário/senha informados na configuração de envio de e-mail do MOVERE;
- E-mail remetente inválido!: O e-mail de remetente padrão e/ou do estabelecimento não é válido. Verifique as configurações no painel de configurações da Cobrança Automatizada;
- Porta do Servidor SMTP Inválida!: Houveram problemas ao tentar realizar a conexão com o servidor SMTP. Verifique se a porta informada nas configurações de e-mail do MOVERE está correta;
Usuário utilizado para registrar os históricos de cobranças
O usuário que será registrado no histórico de cobrança será o que estiver configurado na tag [CbanetUsername] do agente de tarefas.
Desconsiderando títulos vencidos há X dias
É possível configurar o processo de forma que, títulos vencidos há mais de X dias não sejam considerados no envio do e-mail de cobrança. Para isto, preencha o campo [Desconsiderar títulos vencidos há mais de X dias]. Exemplo: Se informado 50 neste campo, somente serão considerados os títulos vencidos com menos de 50 dias de atraso.
Desconsiderando um cliente do e-mail de lembrete
É possível deixar de enviar o e-mail de lembrete de um cliente em específico, acessando a [R43 - Manutenção de Clientes] e desmarcando o campo [Envia E-mail de Lembrete? ] na Aba [Comerciais/Financeiros]. Conforme imagem abaixo.
Obs. Está configuração é válida para o lembrete de títulos a vencer e lembrete de títulos vencidos.
Desconsiderando um cliente do e-mail de cobrança
É possível deixar de enviar o e-mail de cobrança de um cliente em específico, acessando a [R43 - Manutenção de Clientes] e desmarcando o campo [Envia E-mail de Cobrança após vencimento?] na Aba [Comerciais/Financeiros]. Conforme imagem abaixo.
Desconsiderando lojas no envio de Cobranças e Lembretes
É possível configurar quais lojas enviam emails de cobranças ou lembretes para os clientes, acessando o Configurador Mágico >> Cobrança Automatizada >> Lojas Participantes. Conforme imagem abaixo:
Obs: Somente ao marcar/desmarcar as flags das lojas, os parâmetros por estabelecimento 753, 754 e 760 serão manipulados.
Como desconsiderar um único título?
Para que um determinado título não seja considerado na Cobrança Automatizada, é necessário desmarcar o campo [Faz Cobrança] do título desejado. Isto pode ser feito através da rotina [R249 - Títulos a Receber], acessando o direito [Alterar] e em seguida, na aba [Dados Adicionais].
Configurando dias de antecedência para envio de Lembretes Títulos a Vencer
É possível configurar quantos dias de antecedência para envio de Lembretes Títulos a Vencer para os clientes.
Ex: Se um título estiver há X dias do vencimento, este será considerado no e-mail de Lembrete de Títulos à Vencer (Deixe em branco para enviar somente no dia do vencimento)
Para configurar acesse Configurador Mágico >> Cobrança Automatizada >> Lembrete de Títulos a Vencer >> Lojas que enviam e-mail de Cobrança. Conforme imagem abaixo:
Configurando tipo de pessoa Física ou Jurídica
É possível configurar o envio de e-mail somente para pessoas Físicas ou Jurídicas.
Para configurar acesse Configurador Mágico >> Cobrança Automatizada >> Lembrete /Cobrança >> Tipo de Pessoa . Conforme imagem abaixo:
Obs: O [Tipo de Pessoa] definido na aba [Lembrete de Títulos a Vencer] será válido para o [Lembrete de Títulos Vencidos] também.
Agente de Tarefas
Verificar se o agente de processamento da cobranca não está desativado, com a tag abaixo configurada no agente de tarefas.
<add key="AtivarAgente16" value="false" />
Caso exista a exclua ou altere para "True" e reinicie o agente de tarefas.