[R1058] Configurações da Central de Cobrança : MOVERE Software

1 Introdução

Este documento de procedimento operacional tem o intuito de instruir o Analista de Suporte e seus usuários a efetuar os passos fundamentais relativos à manutenção da Central de Cobrança.

1.1 Escopo

A Central de Cobrança tem por objetivo realizar a administração das equipes de cobrança, fazendo o controle da fila de cobrança, assim como, gerando todo o histórico de atendimento e desistências de cobranças, permitindo o monitoramento desta equipe.

2. Configurações e Cadastros

Antes de iniciar os procedimentos relativos à utilização da rotina R1058 Central de Cobrança, deve-se realizar as seguintes configurações e cadastros:

2.1 Acessos:

O Usuário que for acessar a rotina Central de Cobrança deve ter acesso às rotinas R1031 - Histórico de Cobrança e R1058 - Central de Cobrança.

Na rotina R1031 Histórico de Cobrança, tem-se os direitos:

1. Executar: Define se o usuário terá ou não acesso à rotina, e;
2. Operador da Central de Cobrança: Este direito define se o usuário poderá ou não realizar operações na central de cobrança, como Avanço de Estágio de título e Refinanciamento.

- Para utilizar o procedimento de Refinanciamento de títulos, que foi integrado à rotina R1058, o usuário deve ter acesso à rotina de Refinanciamento de títulos R743.

- Para avançar o estágio de cobrança de um título, o usuário deve ter acesso ao estágio atual do título.

Na rotina R1058 - Central de Cobrança, tem-se os direitos:

1 Executar: Define se o usuário terá ou não acesso à rotina, e;
2 Permite visualizar fila: Define se, ao acessar a rotina R1058, o usuário poderá ou não visualizar todos os clientes que estão na fila da central de cobrança. Se o usuário tiver acesso a este direito, ele poderá visualizar todos os clientes da fila e selecionar qualquer um para realizar a cobrança. Caso não tenha, ele poderá fazer a cobrança somente do cliente que esta na sequencia da fila de atendimento, ou seja, não poderá escolher qual cliente cobrar.

2.2 Cadastros Necessários:

2.2.1 Alteração automática de estágio inicial do título:

Ao implementar a Central de Cobrança, a Equipe de Implantação deve configurar o Script que é executado automaticamente na base de dados do cliente para que o título seja alterado do Estágio Inicial 0 - Nenhum para o Estágio 1 Cobrança Inicial. Para isso, ela deverá solicitar apoio da Equipe de desenvolvimento na realização do procedimento.

2.2.2 Rotina R739 Manutenção de Estágios de Cobrança:

Acessar a rotina R739 Manutenção de Estágios de Cobrança e realizar o cadastro dos estágios relacionando quais usuários terão acesso ao estágio e quais as despesas incidentes no estágio.

Nome: Nome que será utilizado para a cobrança bancária.
Sequência: Informar a sequência do estágio de cobrança.
Usuário: Informar o usuário que terá acesso a esse estágio de cobrança.
Campo Despesa: Inserir o estágio da cobrança a ser cobrada.
Valor/Percentual: Valor ou percentual que será cobrado no estágio.

As despesas incidirão no título quando ele avançar para o estágio de cobrança que tem a despesa informada. O retrocesso de estágio não realiza quaisquer alterações nas despesas dos títulos.

3.0 Procedimentos.

3.1 - Rotina R1058 Central de Cobrança.

Esta rotina tem por objetivo realizar a administração das equipes de cobrança, fazendo o controle da fila de cobrança, assim como, gerar todo o histórico de atendimento e desistência de atendimento, permitindo o monitoramento da equipe.

Se o usuário tiver acesso ao direito Permite Visualizar Fila da rotina, ele poderá selecionar um determinado cliente ou visualizar os clientes da fila de atendimento, selecionando o cliente desejado. Caso contrário, ele irá realizar a cobrança do próximo cliente que estará na fila de atendimento ao clicar no botão Iniciar.

Se o usuário não tiver acesso ao direito Permite Visualizar Fila , quando ele iniciar o atendimento a um cliente, nenhum outro usuário conseguirá atender este mesmo cliente, a não ser que tenha acesso ao direito Permite Visualizar Fila, pois, com este direito, mesmo que um cliente já esteja sendo atendido por um usuário, outro usuário que tiver este direito conseguirá atender o mesmo cliente.

Ao clicar no botão Iniciar, a tela abaixo é aberta:

3.1.1 Alteração de Estágio de Título:

Para alterar o estágio de cobrança de um título, deve-se realizar o seguinte procedimento: Ao clicar no botão Iniciar, para iniciar o atendimento ao cliente, a tela abaixo é aberta:

Para que seja possível retroceder estágio de cobrança de títulos é necessário configurar o direito por usuário [201 - Retroceder Estágios de Cobrança de Títulos] da rotina [1058 - Central de Cobrança], conforme o seguinte passo:

Acesse a rotina [697 Manutenção de Liberação de Rotina por Usuário], informe a rotina [1058 - Central de Cobrança], informe o grupo de usuário ou usuário que receberá o direito, marque o direito [Retroceder Estágios de Cobrança de títulos] clique no botão salvar. Conforme a imagem ilustrativa abaixo:

Selecione os títulos que terão o estágio alterado, em Operação, selecione Alterar Estágios e clique em Avançar Estágio ou Retroceder Estágio. Posteriormente, informe o histórico do atendimento e clique em Salvar.

Ao retroceder ou avançar estágio de um título, é gerado um histórico, informando de qual para qual estágio o título foi alterado e, se o estágio possuir despesas, estas despesas serão inclusas no título do cliente.

Obs: Se o usuário selecionar um cliente, clicar em Iniciar e, por algum motivo não concluir a cobrança, clicando no botão Voltar o simplesmente fechando a tela, tal procedimento será tido como Desistência de Cobranças, podendo estas desistências ser visualizadas no relatório R1060 Relatório de Tempo de Atendimento da Central de Cobrança.

3.1.2 Refinanciamento de Título:

Para realizar o refinanciamento de um título, após clicar no botão Iniciar, a tela abaixo é aberta. Em Operação, selecione a opção Refinanciamento, selecione o título a ser refinanciado e clique em Refinanciar.

Se estiver marcado a flag Simulação, o MOVERE irá gerar apenas uma simulação do financiamento, não irá gerar os lançamentos contábeis, nem as trocas de títulos e a data de vencimento das parcelas simuladas serão excluídas. Deve estar desmarcada quando for efetivar o refinanciamento.

Obs. Ao desmarcar a opção Simulação, será exibido uma mensagem para confirmar se deseja utilizar os valores atuais do refinanciamento.

Se desejar refazer os cálculos para os valores originais, clique no botão CANCEL.

Na tela que será aberta, informe os dados do refinanciamento e clique em Salvar.

Com isso, novos títulos serão gerados substituindo o título original, que ficará com o status = Trocado.

3.2 Adição de despesas incidentes no estágio de cobrança:

Para cadastrar as despesas incidentes em um determinado Estágio de Cobrança, deve-se acessar a rotina 739 Manutenção de Estágios de Cobrança, selecionar o Estágio, clicar em Alterar e inserir as despesas. Essa despesa pode ser tanto em valor quanto em percentual.

Obs: Os valores do Campo Despesa são pré-configurados no sistema MOVERE. Caso seja necessário cadastrar outra despesa além das que já estão cadastradas, o responsável terá que entrar em contato com o MOVERE e solicitar a inclusão da nova despesa.

4.0 Relatórios.

R1060 Relatório de Tempo de Atendimento da Central de Cobrança

Para acompanhamento dos atendimentos de Central de Cobrança, tem-se o relatório R1060 Relatório de Tempo de Atendimento da Central de Cobrança, onde se pode verificar a quantidade de cobranças realizadas pelo usuário, o tempo total de atendimento, o tempo médio de cada cobrança e as desistências de cobranças que ocorreram. Quando selecionado o tipo Detalhado, o relatório apresenta o nome do cliente atendido.

O tempo de atendimento começa a ser contado no momento em que o usuário clica no botão Iniciar para iniciar o atendimento, sendo finalizado quando clicado no botão Salvar, após digitação do histórico de atendimento.

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Tipo Detalhado:

Para visualização das desistências de cobranças, deve-se selecionar a opção Exibir Desistência de Cobranças:

Tipo Detalhado:

Para acompanhamento da situação dos títulos dos clientes, podem-se emitir os relatórios listados abaixo, filtrando as informações por Estágio de Cobrança:

R96 Relatório de Títulos e Cheques a Receber para Cobrança

Para emitir o relatório, preencha os campos desejados e clique em Executar.

Este relatório tem por objetivo visualizar os títulos e ou cheques para realizar cobrança. São listados somente os títulos que estão com situação: Não Confirmados, Abertos, Liquidados Parciais ou Descontados. Os cheques listados são os que estão com a situação Primeira Devolução, Segunda Devolução ou Liquidados Parciais.