Introdução
Este documento tem o intuito de instruir e demonstrar sobre os processos de Reposição Automática de Estoque que o MOVERE contém, desde a configuração até os resultados esperados.
Escopo
Atualmente, o MOVERE conta com dois processos distintos de Reposição Automática de Estoque, o primeiro é o formato onde há Centros de Distribuições (configurável através da rotina [R1121 - Reposição Automática] e o segundo processo utiliza um formato descentralizado, onde é possível definir configurações por afinidade, relacionando quais lojas participam da reposição automática onde elas transferem estoque entre si (configurável através da rotina [R880 - Reposição Automática por Afinidade de Lojas]).
Qual modelo de Reposição Automática devo Utilizar?
A diferença entre eles é que, sem um Centro de Distribuição, a reposição automática será feita de loja para loja, havendo um certo balanceamento de estoques. Veja abaixo uma representação dos modelos:
Modelo que utiliza um Centro de Distribuição
Modelo por afinidade, sem Centro de Distribuição
O que é uma Afinidade?
Afinidade é um agrupamento de lojas que poderão transferir o estoque necessário entre si. Assim, é possível configurar por exemplo, que as lojas de Brasília participam de uma configuração de afinidade e as lojas de Goiânia, de outra.
Parâmetros que devem ser configurados
Para utilizar estes processos, é necessário configurar os seguinte parâmetros:
- Parâmetro por empresa: 227 - Entrada/saída para transferência automática de mercadoria; e,
- Parâmetro por empresa: 228 - Entrada/Saída para transferência automática entre lojas de diferente visão contábil.
- Parâmetro por empresa: 904- Hora para geração de orçamento de transferência(R1121).
Nota: Entrada/Saída a ser informada no parâmetro 228, é a Entrada/Saída que é utilizada em vendas entre as lojas do Grupo (quando não se pode fazer uma transferência).
Configurando os itens que participarão do processo de Reposição Automática de Estoque
Para que os itens sejam considerados durante o processo de Reposição Automática de Estoque, é necessário que eles estejam com o campo [Participa da Reposição Automática de Estoque?] marcado. Você pode configurar os itens de duas formas, a primeira, através da rotina [R130 - Itens] e a segunda, através da rotina [R1112 - Configuração de Itens em Lote]. Na rotina R130, basta marcar o campo [Participa da Reposição Automática de Estoque?] na aba [Dados Complementares] conforme exemplo abaixo:
Para configurar vários itens de uma só vez, acesse a rotina [R1112 - Configuração de Itens em Lote], informe os filtros (para que a rotina possa selecionar os itens que serão alterados) e marque o campo [Utilizar reposição automática de estoque] conforme exemplo abaixo:
Por fim, basta clicar em [Salvar] (R130) ou [Executar] (R1112) para gravar as novas configurações.
Estoque Mínimo e Máximo
Para o funcionamento deste processo é necessário configurar o Estoque Mínimo e Máximo dos itens. O estoque mínimo será utilizado para saber os itens que tem necessidade de compra e o estoque máximo será utilizado para calcular a quantidade a ser comprada para os itens que estão abaixo do mínimo.
Para realizar a configuração do Estoque Mínimo e Máximo, acesse a rotina [R135 - Itens por Estabelecimento], localize o item desejado e clique em Alterar. Em seguida, clique na aba [Estoque] e localize os campos conforme demonstrado abaixo:
Conforme imagem acima, é necessário definir o Tipo de Reposição de Estoque como Quantidade, e informar o Estoque Mínimo e Máximo do item. Assim, o processo de Reposição Automática poderá calcular o estoque necessário para cada item configurado.
Estoque Mínimo e Máximo de Itens Similares
Quando o item possuir itens similares (R149 - Itens Similares), a configuração de Estoque Mínimo e Máximo deve ser feita de forma diferente. No caso do item possuir itens similares, somente um dos itens deve possuir a configuração de Estoque Mínimo e Máximo, os demais deverão permanecer zerados.
Importante! Esta regra somente se aplica se você estiver utilizando o processo de Reposição de Estoque por Afinidade (R880 - Reposição Automática por Afinidade de Lojas). Caso esteja utilizando a Reposição Automática de Estoque com um CD Fixo (R1121 - Reposição Automática) esta regra não se aplica, devendo assim, configurar o Estoque Mínimo e Máximo para todos os itens que participam do processo.
Reposição Automática com Centro de Distribuição
Realizada as configurações previas necessárias iremos acessar a rotina R1121 através do caminho: Vendas>>Cadastros>>Reposição Automática para realizarmos os cadastros dos orçamentos de transferência automáticos.
Para inserir os orçamentos de transferência automáticos iremos no direito NOVO onde iremos realizar o De x PARA, indicando qual o estabelecimento é o centro de distribuição e para quais estabelecimentos o mesmo realiza as transferências.
Na grade superior denominada Dados do Centro de Distribuição iremos informar qual o estabelecimento do centro de distribuição, a descrição de fácil identificação para o orçamento, condição de pagamento, portador para a condição de pagamento e o vendedor.
Os campos Condição de Pagamento e Portador não são obrigatórios, no entanto se a entrada/saída utilizada para realização das transferências estiverem marcadas que Gera Títulos e estes campos não estiverem devidamente preenchidos, o processamento não irá gerar os orçamentos solicitando a revisão das configurações.
Na grade inferior denominada Configuração do Estabelecimento para Transferência informaremos o estabelecimento recebedor da mercadoria, a periodicidade que este orçamento será gerado, além da prioridade em que o estabelecimento será atendido, caso a quantidade de itens em estoque não for suficiente para atender toda a demanda solicitada.
A flag Processar imediatamente quando marcada irá gerar o orçamento de transferência fechado ficando o mesmo disponível na rotina R660 Manutenção de Gerenciamento de Estoque para liberação.
Quando a flag não for marcada o orçamento de transferência automático será gerado conforme agendamento do agente de tarefas todos os dias no horário configurado no P904, ou as 12hrs 00min (meio-dia) se o parâmetro não estiver configurado.
Observações:
- Ao marcar a flag Processar imediatamente, o processamento será executado e será agendado uma nova execução com a quantidade de dias que está configurado a periodicidade.
- Ao gerar os orçamentos, o sistema irá enviar automaticamente a impressão das ordens de separação de acordo com as configurações atuais.
- Caso o parâmetro por empresa [682 - Utiliza controle de estoque dos Centros de Distribuição na reposição automática?] esteja ativo, o sistema só irá gerar os orçamentos para os itens que possuem estoque disponível no Centro de Distribuição, atendendo os estabelecimentos na ordem de prioridade dos mesmos.
Monitoramento do Processo da Reposição Automática
Para acompanhar as gerações de orçamentos automáticos (tanto pela R880 quanto pela R1121) utilizaremos o direito [Histórico] existente em ambas as rotinas.
Ao acessar o direito Histórico a rotina, a tela abaixo será apresentada:
A aba [Logs da Geração do Orçamento] demonstra fatos ocorridos durante a geração do orçamento como, possíveis erros e números de orçamentos que foram gerados.
A aba [Histórico do reprocessamento] apresenta informações sobre o agendamento do processamento para geração dos orçamentos, como: usuário, data e hora da execução e mensagem de possíveis erros ocorridos com agendamento.
Relatório
O sistema conta com um relatório que demonstra todos os itens de um centro de distribuição que estão aguardando dar a saída de estoque através da rotina R660/R444 em orçamentos de transferências.
Este relatório irá demonstrar os itens, saldo atual em estoque, quantidade em pedidos de compra já confirmados, quantidade total solicitada para atender as lojas aguardando nas rotinas R660/R444 e uma coluna diferença que representa (saldo + pedidos - solicitações).
Para acessar este relatório basta acessar a rotina R48-Relatório de Reposição Automática que fica em Materiais > Compras > Relatórios > Reposição Automática.
Reposição Automática sem Centro de Distribuição (por Afinidade de Lojas)
A configuração deste processo deve ser feita através da rotina [R880 - Reposição Automática por Afinidade de Lojas]. A configuração é feita em três etapas, na primeira, são definidos os dados gerais da configuração, na segunda são definidas as lojas que participam da configuração e na terceira, são definidos os Vendedores (para geração dos orçamentos de transferência) e a ordem de fornecimento de estoque. Vamos a um exemplo:
Primeiro passo: Configurações Gerais
Nesta tela é necessário informar uma Descrição, a Série para geração dos orçamentos e a Periodicidade (quantidade de dias entre as execuções). Como informações opcionais você pode definir a Condição de Pagamento e Portador para geração dos orçamentos de Transferência.
Após informar as configurações gerais, basta clicar em [Próximo Passo].
Segundo passo: Definir as lojas que compõe a configuração de afinidade:
Nesta tela é necessário definir quais lojas participarão da configuração para que elas transfiram estoque entre si. O controle onde são selecionadas as lojas é dinâmico e permite definir (arrastar e soltar) a ordem de quem solicitará primeiro as transferências. Assim, basta mudar a ordem conforme o desejado para definir qual loja tem prioridade no recebimento do estoque faltante.
Após informar as lojas, basta clicar em [Próximo Passo].
Terceiro passo: Selecionar o Vendedor e a Prioridade de Fornecimento de Estoque
Na tela acima, são listadas as lojas (quadrado azul) que fazem parte do processo (selecionadas no passo anterior). Nesta tela, primeiro temos que definir os Vendedores Responsáveis pela Saída das Transferências (quadrado vermelho),(vendedores cujo usuário possui acesso à loja da grade) onde no exemplo acima, selecionamos que, quando a loja [01 MOVERE] emitir uma Nota Fiscal de Transferência para as demais lojas, será utilizado o vendedor [Toniel Lenk].
Em seguida é necessário definir a Prioridade de Fornecimento de Estoque utilizando o controle existente na grade (quadrado laranja, arraste e solte para definir a ordem desejada). No exemplo acima, temos a loja "01 MOVERE", neste caso, caso esta precise de algum item, quem fornecerá primeiro é a loja "03 [NFC-E]" e, caso esta não tenha o estoque necessário, será buscado na loja "02 [BSIT]" e assim por diante. Isto é importante para que se possa definir qual a melhor logística de entrega por exemplo (lojas mais próximas tem mais prioridade, por exemplo).
Importante: Por enquanto, sempre que você navegar até este último passo, será necessário definir novamente a Prioridade de Fornecimento.
Após informar todos os dados necessários, basta clicar em [Salvar] e então, as configurações estarão salvas e com os agendamentos de processamento já gravados também.
Para executar imediatamente o processo de reposição automática, basta na primeira tela, marcar o campo [Processar Imediatamente?], seguir até a última tela e clicar em [Salvar]. Assim, será feito um agendamento para "agora", que será executado em seguida.
Itens Similares no Processo de Reposição Automática sem Centro de Distribuição (por Afinidade de Lojas)
Quando você utiliza o processo de Reposição Automática por Afinidade, a transferência de itens que possuem itens similares funciona de forma diferente do habitual. No geral, o que muda é o descrito abaixo:
- O Saldo em Estoque será a soma do estoque de todos todos itens (item principal + similares);
- O Estoque Mínimo/Máximo somente deve ser definido para um dos itens similares (conforme explicado acima);
- O Fornecimento de Estoque será feito tanto para o item solicitado quanto por similaridade;
Para deixar mais claro, vamos à um exemplo hipotético onde temos 5 itens que são similares entre si. Destes 5 itens, somente um poderá ter o Estoque Mínimo/Máximo definido, veja:
No exemplo acima, temos 5 itens cadastrados no MOVERE que são similares entre si, note que, somente definimos o Estoque Mínimo e Máximo para um deles. Isto é extremamente necessário, visto que, a definição de Estoque Mínimo e Máximo deste item representa o Total de Estoque Mínimo e Máximo do item "Pastilha de Freio Dianteiro" não importando o código ou marca, visto que, são similares. Se configurado corretamente, levando em consideração o exemplo acima, o MOVERE entenderá que a loja precisa ter em estoque no mínimo 5 Pastilhas de Freio Dianteiras e 20 no máximo, não importando qual seja a marca ou código do item.
Quanto ao fornecimento de estoque de Itens Similares
A similaridade é levada em consideração também na hora de fornecer o estoque que uma loja esteja precisando. Isto quer dizer que, se no exemplo acima uma determinada loja estiver precisando do item "2 - Pastilha de Freio Dianteiro", o MOVERE entenderá que para suprir este estoque, as demais lojas poderão transferir qualquer item que seja similar ao item "2 - Pastilha de Freio Dianteiro" conforme a representação abaixo:
No exemplo acima, podemos perceber que a Loja do Centro precisa de Pastilha de Freio Dianteiro, então, as lojas do Sul e do Norte irão transferir os itens 2 e 4, que são similares entre si e representam a Pastilha de Freio Dianteiro.
Cálculos utilizados no processo de Reposição Automática por Afinidade
Para que o processo de reposição automática de estoque por afinidade funcione adequadamente, são utilizados alguns cálculos para determinar a quantidade que uma loja precisa de um determinado item e o quanto das lojas podem fornecer de seus itens para a loja que está precisando.
Calculando o quanto de estoque uma loja precisa para um determinado item
Regras gerais para que o cálculo seja realizado
- Somente são levados em consideração itens com Saldo em Estoque abaixo do mínimo;
- Será levada em consideração a quantidade em Notas Fiscais de Entrada não Confirmadas;
- Será levada em consideração a quantidade em Pedidos de Compras Pendentes ou em Aberto;
A fórmula para calcular o quanto a loja precisa que transfiram para ela é esta:
Estoque Máximo - ( Saldo em Estoque + Quantidade em Pedidos de Compras Pendentes + Quantiade em Notas Fiscais de Entrada Pendentes de Confirmação + Quantidade em Transferências Pendentes )
Esta fórmula resultará na quantidade que deve ser transferida para a loja para que o Saldo em Estoque fique igual ao Estoque Máximo. Exemplo:
No exemplo acima (onde os itens são similares), a Loja do Centro possui 4 Pastilhas de Freio Dianteiro em estoque (abaixo do mínimo que é 5), então, para se chegar a quantidade à solicitar, aplicando a fórmula acima temos: 20 - (4+ 0 + 0+ 0) = 16.
Calculando o quanto de estoque uma loja pode transferir para a loja que precisa de estoque
Regras gerais para que o cálculo seja realizado
- O Saldo em Estoque Disponível que pode ser transferido (Estoque Atual, no exemplo abaixo) é o Saldo em Estoque menos a Quantidade em Orçamentos de Transferência aguardando faturamento;
- Somente pode ser considerado que uma loja pode fornecer estoque, quando seu estoque máximo seja menor que o saldo em estoque disponível.
Olhando para o exemplo acima, a Quantidade que Pode ser Fornecida é obtida através da seguinte fórmula: (Saldo em Estoque - Estoque Máximo). No exemplo acima, na Loja do Sul, temos um Saldo em Estoque de 30 unidades e Estoque Máximo de 20, aplicando a fórmula temos o seguinte resultado: (30 - 20) = 10. Após obtermos a Quantidade que Pode ser Transferida, escolhemos os itens que poderão ser transferidos, até o limite máximo da Quantidade que Pode ser Transferida (10, conforme exemplo acima).
Trazendo mais segurança para o seu processo de reposição automática de estoque
Para que o processo de Reposição Automática de Estoque seja mais efetivo, é necessário que os orçamentos de transferências e notas fiscais de entradas de transferências sejam gerados e confirmados. Isto resultará em um estoque em dia, evitando a ruptura de estoque. Para isto, temos dois processos de restrição de acesso à usuários que deixam de fazer o que deveria ser feito (gerar as notas fiscais e confirmar as notas fiscais de entrada). Os processos são:
- Restrição de Acesso de Usuários com Notas de Entrada Pendentes de Confirmação (para maiores informações acesse este link);
- Como bloquear vendedores com orçamentos fechados sem faturamento (para maiores informações acesse este link);
Ambos os processos foram melhorados para que você possa controlar o processo de Reposição Automática de Estoque, garantindo que não haverão pendências de Geração de Notas Fiscais de Transferências e posterior Confirmação da Entrada das Notas Fiscais de Transferências.