Prospecção é a atividade de buscar novos clientes em potencial, chamados de Prospects. Essa busca é feita pela equipe comercial e coordenada pela gerencia comercial.


O vendedor não deve sair á campo sem um direcionamento, uma noção de onde deve ir. Isso gera muita perda de tempo, energia e eleva o CAC - Custo de Aquisição de Clientes.


Antes de sair a campo, o vendedor precisa ter em mãos:


  • Perfil do cliente ideal (Avatar);
  • Nome das principais empresas a serem abordadas;
  • Nomes de empresas indicadas por clientes ou prospects;
  • Região da cidade onde acontecerão as visitas;
  • Material de apoio (folder, cartão de visitas, notebook)
  • Quantidade de combustível necessário para concluir a visitação;
  • Celular da empresa devidamente carregado e pronto para uso;
  • Cuidar da sua apresentação visual para transmitir o profissionalismo que nossa empresa oferece.
  • Verificar se o prospect a ser visitado já não tem registro no Procedo CRM em nome de outro vendedor


Durante o processo de prospecção, o vendedor deve se atentar para:


  • Número de elevadores da empresa;
  • Número de usuários de sistema;
  • Perguntar se a empresa tem outras filiais ou agregadas;
  • Perguntar o nome do sistema atual da empresa visitada;
  • Perguntar se o sistema atual é hospedado ou instalado em servidor local;
  • Qual a bandeira (marca do pneu) que a empresa representa;
  • Fazer perguntas direcionadas para que o prospect fale mais sobre suas dores. Com base nas facilidades que o Movere oferece;

      Ex:   -Você calcula a comissão dos vendedores de que maneira?

              -Seu cliente volta sempre aqui para refazer os serviços, ou acaba indo para a concorrência também?

              -Você precisa conferir se existem OS em aberto?

              -Como você estabelece preços diferentes para cada segmento de clientes?

  • Anotar o que o cliente fala, ou gravar a conversa discretamente com seu celular;
  • Evitar fazer promessas sobre prazos, funcionalidades, customizações;
  • Se não souber responder, ser honesto e dizer que vai buscar a informação;
  • Entregar o material de apoio para o cliente e ressaltar os pontos mais importantes;
  • Ao sair da visita, pegar um cartão com os dados do cliente para depois poder lançar no Procedo CRM.



Depois do processo de prospecção, o vendedor não deve se esquecer de:


  • Solicitar uma indicação com o prospect que acabou de visitar;
  • Fazer novas anotações enquanto as informações estão frescas na memória;
  • Seguir para a próxima visita, repetindo todo o processo;
  • Lançar todas as informações no mesmo dia no Procedo CRM.


Ja vimos em treinamentos anteriores a importância de se definir com clareza o perfil do ciente ideal, que chamamos de AVATAR.


Segue abaixo algumas características do nosso AVATAR:


  • Possui uma empresa mais organizada. Tem departamentos mais definidos como Comercial, Financeiro, Estoque, etc. E tem uma pessoa para cuidar de cada departamento;
  • Pode ter mais de uma unidade de negócio (multiloja);
  • Geralmente tem uma bandeira (fornecedor exclusivo de uma marca de pneu);
  • Fatura mais de 100.000 por mês (na media, cada elevador representa um faturamento de 50.000);
  • É uma empresa visualmente mais agradável. Existe sinalização interna, sala de espera, é mais limpa;
  • Geralmente possui presença na internet. Site, e-mail com domínio, etc.;
  • Atende o segmento de Undercar, ou seja, serviços e peças ligados á parte de baixo do veículo: Pneus, Rodas, Suspensão, Freios, etc.


Algumas características de empresas que não são nosso AVATAR:


  • Possui uma aparência mais desleixada. Escura, suja, desorganizada;
  • Não tem departamentos definidos. O proprietário faz as compras, atende o cliente e muitas vezes até executa os serviços;
  • Tem membros da família como auxiliares. Esposa no financeiro, filho no caixa, etc;
  • Não possui site nem e-mail;
  • Geralmente faz todo tipo de serviço. Mecânica em geral, motor, cambio, funilaria.

Como lançar corretamente as informações de uma visita no Procedo CRM:


Passo 1 - Faça login no Procedo CRM com seu e-mail e senha.

  


Passo 2 - Se o Prospect já está cadastrado no Procedo, entre no menu Prospect




2.1-Depois, utilize o campo de busca para localizar o Prospect



2.2-Essa mesma busca pode ser feita pelo buscador do Procedo clicando na lupa:




2.3-Localizado o Prospect, entre na aba de tarefas e clique em NOVA TAREFA para registrar a visita


2.4-Na tela de Tarefas, escolha o tipo VISITA, preencha os dados restantes e clique em SALVAR. Lembre-se de colocar a data e a hora em que a visita foi feita.



2.5-A Tarefa criada, do tipo Visita, aparecerá na lista de tarefas do Prospect. Conclua a Tarefa clicando no pequeno quadrado ao lado dela. 



2.6 - Assim que concluir a tarefa, uma nova tela se abrirá para que você registre o que aconteceu na visita. Anote tudo que aconteceu durante a visita. Essa informação precisa ser clara, por 2 motivos: 1-Essa negociação pode demorar e você vai acessar esse comentário depois de alguns meses. Se o texto não te ajudar a se lembrar do que aconteceu, não serviu para nada. 2-Outra pessoa pode precisar atender esse mesmo Prospect e precisará entender o que aconteceu.



Pronto! A visita que você fez durante o dia foi registrada corretamente no Procedo. Isso precisa ser feito no mesmo dia da visita, no final do expediente.


2.7-Sempre que concluir uma tarefa, deve-se criar outra imediatamente. Se foi feita uma visita, a próxima tarefa pode ser um acompanhamento por telefone, uma nova visita, um e-mail, dependendo da situação. Mas não pode existir um acompanhamento de Prospect sem tarefa agendada. O Mesmo ocorrerá com Oportunidades e Cotações. Sempre deve haver uma nova tarefa em aberto.


Passo 3 - Se o Prospect não está cadastrado no Procedo, entre no menu Prospect e clique em NOVO REGISTRO



3.1- Na tela de cadastro que se abrirá, preencha todos os dados que possuir em mãos. Se tiver como conseguir o CNPJ do Prospect, será muito melhor, pois o campo de CNPJ possui uma busca automática que trará todos os dados da empresa.


Se o Prospect for representante de alguma marca específica de pneu, escolha essa marca no campo LINHA.

Após preencher todos os dados, registre a visita da mesma forma que foi ensinado nos passos 2 até 2.7.


4-Quando um novo Prospect é cadastrado no Procedo, ele sempre entra com o Status de PENDENTE. É padrão do Procedo. Esse Prospect continuará como PENDENTE até que haja uma interação entre o Vendedor e o Prospect. Essas interações são registradas no campo de Histórico.

IMPORTANTE

As situações possíveis no cadastro do Prospect são:

  • Pendente - Quando o Prospect é cadastrado, tem potencial de se tornar um cliente, mas ainda não houve uma interação entre o Vendedor e o Prospect;
  • Ativo - Quando o Prospect tem potencial de se tornar um cliente e já houve uma interação entre o Vendedor e o Prospect;
  • Contato Futuro - Quando em algum momento da interação, o prospect deixou claro que esse não era o momento para negociar.
  • Não Qualificado - Quando o cliente não tem o perfil ideal para comprar o sistema. Ou porque não tem recursos para investir ou porque não tem um nivel de gestão adequado para utilizar o sistema
  • Inativo - Quando a empresa do Prospect foi fechada, deu baixa, não existe mais.

Caso precise alterar uma situação, basta entrar no cadastro do Prospect, clicar em Editar e mudar a situação no campo SITUAÇÃO.


No momento do primeiro registro no histórico, o procedo perguntará se o vendedor quer mudar o Status do Prospect para Ativo.



Clicando em SIM, esse Prospect mudará seu Status para ATIVO e isso mostrará que já houve pelo menos uma conversa entre o vendedor e o responsável da empresa do Prospect. Enquanto não houver essa interação, o Status do Prospect deve ser mantido como PENDENTE.


4.1-O campo de Descrição do Histórico permite registrar 3 tipos de anotação: Telefone, E-mail e Anotação



Utilize corretamente essas opções, pois elas farão parte dos relatórios de performance no futuro. Caso você faça uma ligação e na hora de salvar escolha a opção Anotação, o relatório não irá registrar que você fez um telefonema para o cliente.


IMPORTANTE!!!

CASO O PROSPECT TENHA FILIAIS OU OUTRAS EMPRESAS RELACIONADAS, NÃO É NECESSÁRIO CADASTRAR TODAS COMO PROSPECTS SEPARADOS. CADASTRE SOMENTE A MATRIZ.


Resumo Final

Todas as atividades de Prospecção, sejam elas feitas de porta em porta ou por telefone, devem ser registradas corretamente no Procedo pois serão analisadas pela Gerencia Comercial semanalmente.