1. Escopo
Este documento visa demonstrar como configurar o sistema para limitar as contas do controle administrativo que um determinado usuário pode utilizar ao realizar os lançamentos. Esta limitação será dada ao departamento do usuário.Utilização básica do sistema não será abordado neste documento.
2. Parametrização
- 720-Utiliza gerenciamento de acesso no [Controle Administrativo] por departamento?
- Este parâmetro é definido por Empresa, e o mesmo define se o processo será ativado. Ao configurar este parâmetro por empresa como SIM, automaticamente todos os usuários ficarão limitados a lançar ou emitir relatório exibindo somente as contas que o seu departamento possui acesso.
- 721 - Usuário tem acesso a todas as contas do controle administrativo?
- Usuário pode somente visualizar todas as contas (Poderá visualizar todas as contas no R935, mas não irá conseguir realizar lançamentos nas contas que o seu departamento não possuir acesso.)
- Usuário pode visualizar e realizar lançamentos em todas as contas
-
Se um determinado usuário necessita ter acesso a todas as contas independente de departamento, este parâmetro deverá ser configurado para este usuário. Há duas opões:
3. Fluxo para ativação do recurso
Para ativar o recurso, deverá seguir as instruções abaixo na mesma ordem.- 1. Cadastrar os departamentos
- 2. Definir para cada usuário do sistema que faz lançamento do controle administrativo, o departamento que eles estão vinculados.
- 3. Para cada departamento, definir as contas que este departamento pode realizar lançamentos.
- 4. Parametrizar os usuários que podem visualizar e/ou cadastrar em todas as contas.
- 5. Ativar o parâmetro geral por empresa para utilizar o controle de acesso ás contas por departamento.
4. Configuração
4.1. Cadastramento dos departamentos.
Para cadastramento dos departamentos, você deverá acessar a rotina 192 ? Departamentos. Cadastre todos os departamentos da empresa conforme tua necessidade.4.2. Definir os departamentos de cada usuário
Acessar a rotina 43-Clientes e localizar todos os funcionários. Clique em alterar e vá até a aba [R.H]. Nesta aba preencha o campo [Departamento].4.3. Definir as contas do controle administrativo / departamento
Na rotina 192 ? Departamentos existe o direito [Controle Administrativo], selecione o departamento e clique neste botão.A tela que será apresentada, irá conter o plano de contas do controle administrativo ordenados por classificação.
As contas do controle administrativo que permitem realizar lançamentos, irão conter uma caixa de marcação para que você possa marcar indicando que aquela conta pode ser utilizada no departamento que você está acessando.
Veja no exemplo acima que apenas 5 contas foram marcadas. Isso quer dizer que os usuários do departamento [1- Transporte] somente poderão realizar lançamento para uma destas contas marcadas.
Para tua facilidade utilize o campo de pesquisa para localizar uma conta ou um grupo de contas:
Ao preencher este campo, o sistema irá filtrar a grade mostrando os registros que contenham o código, classificação ou nome da conta contendo a informação colocada neste campo.
Sendo assim imagine que no exemplo acima irei pesquisar todas as contas do grupo [CUSTOS IMPOSTOS]. Para isso irei preencher com a informação 1.02.
Veja na imagem abaixo que o sistema retornou somente as contas que possuem essa informação:
5. Lançamentos
Nas telas aonde são realizados os lançamentos do controle administrativo, o sistema irá fazer da seguinte forma:Recupera o departamento do usuário que está localizado no sistema e posteriormente verifica as contas que foram liberadas para este usuário.
No exemplo abaixo, o departamento do usuário que estava fazendo o lançamento possuía somente a conta 3-OI liberada. Com isso ao digitar asterisco (*) para localizar as contas, o sistema automaticamente já preencheu com esta conta.
No exemplo abaixo, foi liberada mais uma conta. Com isso ao digitar asterisco (*) no campo [Conta], o sistema irá abrir a tela com as contas que está liberado.
Os exemplos acima foram dados pelos lançamentos realizados através das rotinas de pedido de compra ou nota fiscal de entrada.
Para os lançamentos através das rotinas web, o funcionamento é exatamente o mesmo.
Observe
- Para os lançamentos manuais do controle administrativo através da rotina [875-Lançamentos do Controle Administrativo] ou na alteração dos lançamentos através da rotina de conciliação [882-Conciliação do Movimento de Controle Administrativo] as regras são as mesmas.
- Se o usuário estiver com o parâmetro [721 - Usuário tem acesso a todas as contas do controle administrativo?] definido que pode visualizar e cadastrar em todas as contas, este usuário poderá informar qualquer conta, como se o recurso estivesse desativado.
- Se o usuário não estiver vinculado a um departamento, o mesmo poderá realizar lançamentos em qualquer conta, porém no relatório [935-Performance de Contas do Controle Administrativo] o mesmo só irá visualizar os lançamentos vinculado as unidades consumidoras vinculadas ao seu departamento.
6. Relatório
Hoje o relatório 935-Performance de Contas do Controle Administrativo está adaptado para listar somente as contas cujo o departamento do usuário logado no sistema possua acesso. Observe que neste caso o sistema irá demonstrar as contas que estão liberados e as contas de nível superior conforme exemplo abaixo:
Observações:
- Se a conta estiver configurada que Exige direito na R935 para detalhar por consumidor? na rotina [869 - Contas do Controle Administrativo], o relatório só irá detalhar por consumidor essa conta caso o usuário logado possuir o direito [Detalhar consumidor de contas com restrição], que pode ser configurado na rotina [697 - Liberação de Rotina por Usuário].