Escopo

Este documento irá abordar a configuração e utilização do processo de requisição de compras através da rotina 30.


Esta implementação visa agilizar o processo de compras departa mentalizado, através das etapas de: requisição, cotação, ordem de compra e entrada de nota fiscal.


Configurações de Parâmetros

Para utilizar este processo, deverão estar configurados:


O parâmetro por empresa [P637 - Utiliza e-mail do comprador no relatório de Pedido/Ordem de compras?] 

  • Quando ativo, irá informar como e-mail de contato no pedido/ordem de compras o e-mail cadastrado para o comprador responsável pela geração do pedido/ordem de compra, conforme cadastro na rotina [R465 - Manutenção de Compradores]. Caso o e-mail do comprador não tenha sido preenchido, ou o parâmetro não esteja ativo, será informado o e-mail do estabelecimento solicitante;

O parâmetro por empresa o [P626 - Utiliza processo de follow up do processo de compra]

  • Para que possa visualizar o follow up dos processos em cada aba.


Direitos da Rotina


Para utilizar os recursos das abas disponíveis na rotina R30 Central De Compras é necessário liberar os seguintes direitos referente a ela , para isso acesse o modulo segurança > usuários > existem duas formas de liberação destes direitos , acesse a rotina [R696 - liberação de rotina por grupo de usuários]  ou acesse a rotina [R697- liberação de rotina por usuário] , informe o código da rotina , código da aba e o código do grupo ou do usuário , conforme politica de liberação de direitos estabelecida pela empresa , em seguida clique no direito localizar realize as liberações conforme necessário e logo após de clique em salvar para efetivar a operação.


0 - Aba Principal.

  • Direito: Executar - "Permite acessar a rotina"


1 - Aba Requisições.

  • Direito: Cadastrar - "Inclusão de novos registros no sistema"
  • Direito: Alterar - "Altera as informações do registro selecionado"
  • Direito: Excluir - "Exclui o registro selecionado do sistema"
  • Direito: Visualizar - "Exibe apenas para conferência todos os dados do registro selecionado"
  • Direito: Auditar - "O sistema de [g auditoria] é genérico para todas as informações do sistema; ela exibe todas as informações de cadastramento e alteração do registro selecionado"
  • Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
  • Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
  • Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no formato follow up" 
  • Direito: Permite Visualizar Todas as Requisições - "Este direito permite visualizar todas as requisições geradas na central de compras"


2 - Aba Autorizar requisições.

  • Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
  • Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
  • Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
  • Direito: Liberar - "Requisições de Compras"


3 - Aba Requisições autorizadas.

  • Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
  • Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
  • Direito: Insere - "Itens Sem Requisição na Cotação de Compra Este direito permite inserir itens na cotação de compra sem a necessidade de requisições de compras"
  • Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
  • Direito: Gerar - "Gera Cotação"


4 - Aba Cotações em aberto.

  • Direito: Alterar - "Altera as informações do registro selecionado"
  • Direito: email - "Enviar Email"
  • Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
  • Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
  • Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
  • Direito: Incluir - "fornecedor na cotação"
  • Direito: Permite Gerar Cotação sem Requisição - "Permite Gerar Cotação sem Requisição"

5 - Aba Analisar Cotações.

  • Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
  • Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
  • Direito: Análise de Cotações de Compra - "Este direito permite realizar análise das cotações de compras proveniente de requisições de compras para tomada de decisão sobre a geração de pedidos de compra"
  • Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"


6 - Aba Autorizar Compra.

  • Direito: Imprimir - "Exibe ou imprime um relatório de todos os dados exibidos na grade. Caso haja alguma regra de consulta ou ordenação de colunas, será mantido no relatório"
  • Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
  • Direito: Liberação de Compra - "Direito para controle das liberações de compra"
  • Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
  • Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"


7 - Aba Compras Autorizadas.

  • Direito: Imprimir - "Exibe ou imprime um relatório de todos os dados exibidos na grade. Caso haja alguma regra de consulta ou ordenação de colunas, será mantido no relatório"
  • Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
  • Direito: Liberação de Compra - "Direito para controle das liberações de compra"
  • Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
  • Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
  • Direito: Confirmar Entrega - "Este direito tem por objetivo a confirmação de entregas de produtos e afins"


8 - Aba Ordens De Compra.

  • Direito: Imprimir - "Exibe ou imprime um relatório de todos os dados exibidos na grade. Caso haja alguma regra de consulta ou ordenação de colunas, será mantido no relatório"
  • Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
  • Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"


9 - Aba Relatórios.

  • Direito: Executar - "Permite acessar o Relatório"


10 - Aba Configurações.

  • Direito: Executar - "Permite acessar a Aba"


Configuração de Aprovação e usuários aprovadores de pedidos de compras


Primeiramente deve ser configurado o parâmetro por estabelecimento [380 - Utiliza confirmação de pedidos de compra?] na rotina [R33 - Parâmetros por estabelecimento].


É preciso também parametrizar na rotina [R942 - Manutenção dos Limites para Liberação dos Pedidos de Compra] um valor limite para liberação dos pedidos de compra e a quantidade de autorizações que serão necessárias para liberar o valor limite escolhido. Esse valor limite será até quanto em R$ você poderá comprar e quantas pessoas são necessárias para liberar esse pedido de compra com esse valor na R30.


Para casos de duas ou mais liberações será necessário que a liberação do pedido seja feita por usuários diferentes que esteja devidamente configurado para realizar liberações.


O primeiro nível de liberações pode ser feito na Aba Autorizar requisições e pode ser configurada para o usuários desejados ao acessar a rotina [696 - liberação de rotina por grupo de usuários] ou acesse a rotina [697- liberação de rotina por usuário]  e liberar o direto "Liberar Requisições de Compras"


Segundo nível é definido pelos usuários que podem aprovar um pedido de compra estes usuários devem possuir a configuração do parâmetro por usuário [381 - Valor máximo para liberação de pedido de compra] (não precisa ser valor maior que zero, nem estar ativo, basta possuir a configuração cadastrada).


  • É possível definir que o usuario possa visualizar apenas os pedidos de compra que ele foi definido como o aprovador para isso é necessário ativar o parâmetro por empresa  [622 - Utiliza Restrição de Aprovadores de Pedido de Compra]
    • ativando este parâmetro na Aba Autorização de compra para todos os usuários somente poderão visualizar  pedidos de compras que ele for definido como aprovador, além disso, o usuario que criou o pedido de compra não poderá ser definido como usuario aprovador 


Para autorizar um pedido de compra é necessário definir um valor de liberação para o usuario na rotina [R216 - Parâmetros por Usuários] configurando um valor de máximo para liberação no parâmetro [381 - Valor máximo para liberação de pedido de compra].


Existe também a possibilidade de configurar um aprovador master que poderá liberar um pedidos de compras na [R464 - pedidos de Compras]  que necessite de duas ou mais liberações além de poder visualizar e aprovar pedidos  de outros aprovadores na [R30 - Central de compras]  para isso é necessário acessar a rotina [696 - liberação de rotina por grupo de usuários] ou acesse a rotina [R697- liberação de rotina por usuário] e  liberar na rotina [R464 - pedidos de Compras]  o direito   "Liberar Pedido de Compra de  Todos Aprovadores"


Descrição

Aba Requisições

Para gerar uma nova Requisição , acesse a aba Requisições e de um clique no sinal de adição +.


Neste momento é aberta uma nova pagina , onde o usuário ira preencher as seguintes informações (estabelecimento, descrição, prioridade, tipo, código do item, embalagem de venda e quantidade).


De um clique no direito incluir, após inserir todos os itens quer irão constar na requisição de um clique no direito salvar para efetivar a operação.


Como consultar Requisições

Para localizar uma requisição na rotina de central de compras , acesse a aba requisições e na barra inferior de consulta informe no filtro um texto contido no campo Descrição ou o numero da requisição , de um clique na figura d a Lupa para trazer o registro desejado.


Como Alterar Requisições

Para alterar uma requisição na rotina de central de compras , acesse a aba requisições e ao selecione e de um duplo clique em cima da requisição desejada, será aberta a pagina de exibição da requisição onde será possível alterar os seguintes campos (estabelecimento, descrição, prioridade, formalização, compra técnica/exclusiva, capex, código do item, embalagem de venda e quantidade).


Após realizar as alterações desejadas na requisição o usuário deve dar um clique no direito salvar.


Vale ressaltar que somente é possível realizar alteração e exclusão de requisições quando elas estiverem com o status (não analisado ou aprovado).


Quando o usuário tentar alterar uma requisição nos status (negado ou em cotação) , será aberta a pagina onde será exibida as informações da requisição, porem não será permitido realizar qualquer alteração dos seus dados.


Como Autorizar Requisições

Para autorizar uma requisição acesse a aba Autorizar Requisições, dê um duplo clique sobre a requisição que deseja autorizar e na opção "o que deseja fazer?" selecione uma opção entre: Aprovar a Requisição, Rejeitar a Requisição, Negar a Requisição. Selecionado a opção desejada vá em Salvar.


Aba Requisições Autorizadas

Após autorizada a requisição vai para a aba Requisições Autorizadas, nessa aba é possível Verificar os detalhes através do botão [Detalhes], verificar os anexos ou incluir através do botão [Anexos] e é onde realizamos a seleção dos fornecedores que farão a cotação, para isso de um duplo clique na requisição desejada e vá em Selecionar Fornecedores, selecione um ou mais fornecedores e após vá em salvar.


Aba Cotações em Aberto

Após o processo anterior a requisição passará a ser uma cotação e será apresentada na aba Cotações em aberto, Nessa aba é possível: Visualizar: Detalhes, Anexos(visualiza e incluí) e ainda Enviar um e-mail da cotação para os fornecedores selecionados, ainda é possível gerar uma nova cotação para isso selecione o direito "+" preencha a descrição, "Selecionar Fornecedores" e após "Inserir Itens Sem Requisição", para alterar uma cotação de um duplo clique sobre ela, clique no fornecedor e insira os valores, também é possível incluir novos fornecedores basta selecionar "Incluir Fornecedores", após concluir a cotação (Preenchidos os campos: Vlr Unitário, Prazo Entrega e Condição Pagto) de ambos os fornecedores clique em Salvar.


Aba Analisar Cotações

Nessa aba é possível analisar as cotações, poderá ainda acessar o Follow Up da Cotação através do botão: [FollowUP], Ver os anexos ou incluir através do botão [Anexos], nessa aba ainda é possível voltar uma cotação para aberto ou gerar uma ordem de compra, para ambas as opções de um duplo clique sobre a requisição desejada, para voltar a Cotação para aberto basta selecionar a opção "Voltar para Cotação em Aberto", Rejeita-la para isso basta ir em "Rejeitar". Para Gerar a Ordem de compra basta selecionar um item da cotação, preencher o estabelecimento, Selecionar o Usuário Aprovador e a entrada e saída e "Gerar Ordem de Compra".


Aba Autorizar Compra

Após Gerar a Ordem de compra esta será demonstrada em autorizar compra já com numero de ordem de compra, nessa aba é possível: 

Ver os anexos ou incluir através do botão [Anexos], ver o Follow Up através do: 

[FollowUP], e ainda imprimir através do Botão [Imprimir], para autorizar de um duplo clique sobre a requisição e selecione a opção desejada: 

Confirmar Ordem de Compra, Refazer Ordem de Compra (Exclusão das Ordens de Compras envolvidas, a cotação retorna para análise) ou Negar Ordem de Compra (Bloqueia a utilização desta Ordem de Compra), ao selecionar quaisquer das opções é necessário preencher o campo Motivo após vá em "Salvar".


Aba Compra Autorizadas

Nessa aba é possível após autorizar a compra confirmar através do: [Confirmar] obs: após confirmado irá ser apresentado [Desconfirmar], ver os anexos ou incluir através do botão [Anexos], ver o Follow Up através do: [FollowUP] ou ainda imprimir a ordem de compra.


Aba Ordens de compra

Nessa aba é possível, após confirmar a compra, ver ou incluir os anexos através do botão [Anexos], ver o Follow Up através do: [FollowUP] ou ainda imprimir a ordem de compra.


Aba Relatórios

Nessa aba é possível emitir os relatórios: Desempenho de Compradores, Performance de Compra e Gerencial. O relatório Gerencial só é possível imprimi-lo no formato EXCEL, como pode ser visto nas imagens abaixo:


Aba Config

Nessa aba é possível incluir um ou vários documentos referente a condições para que a compra ocorra esse documento será enviado junto com a cotação.


Relatório Gerencial


Na aba Relatórios, ao selecionar o tipo Gerencial, será impresso o relatório com as seguintes colunas:

Req.: nº da requisição. 

Ordem Compra: nº da ordem de compra gerada pela requisição.

Pend Aprovação?: se está ou não pendente de aprovação. 

Status: status da ordem de compra

Fornecedor: fornecedor da ordem de compra

Comprador: nome do usuário que está como comprador da ordem de compra

Aprovador 1: usuário responsável pela primeira aprovação da ordem de compra (não necessariamente que já tenha aprovado)

Aprovador 2: usuário responsável pela segunda aprovação da ordem de compra (não necessariamente que já tenha aprovado) 

Aprovador 3: usuário responsável pela terceira aprovação da ordem de compra (não necessariamente que já tenha aprovado) 

Prioridade Requisição: prioridade definida no momento da abertura da requisição.

Tipo de Requisição: tipo definido no momento da abertura da requisição. 

Capex: nº capex, se informado. 

Valor Maior: valor da maior cotação informada. 

Valor Ordem: valor total da ordem de compra. 

Cost Avoidance: diferença entre o maior valor cotado, e o valor da ordem de compra. 

Dt Abert. Req: data abertura da requisição. 

Dt Ger. Ordem: data da geração da ordem de compra. 

Vazão Compra: diferença em dias entre a data de abertura da requisição e a data de geração da ordem de compra.

Dt Prev. Entrega: data prevista de entrega. 

Dt Real. Entrega: data que de fato a mercadoria foi entregue. 

Lead Time: diferença em dias entre a data prevista de entrega e a data real da entrega. 


Atenção: devido ao grande número de informações que o relatório apresenta, é recomendável emitir o mesmo somente em Excel.


Classificação do Tipo de Compra


Primeiramente ative o parâmetro por empresa utilizado na rotina é o [P1164 - Obrigatório classificação do tipo de compra]

  • Que quando ativo, permite que apareça os campos referentes ao tipo de compra, como demonstrado na imagem abaixo:


Se na opção CAPEX for selecionado SIM, será habilitado um campo para preenchimento o qual o usuário deverá informar o número do capex no formato: AC xx_xxx_xx, sendo que o AC já estará fixo no campo, sendo necessário apenas a digitação dos números. 




Ao imprimir o Pedido de Compra na [R464 - Pedidos de Compras], ou nas abas [Autorizar Compras], [Compras Autorizadas] e [Ordens de Compra] da [R30 - Central de Compras], o campo observações será alterado caso:

  • Se o tipo capex estiver selecionado como SIM, o campo observações receberá o texto: Compra no formato CAPEX AC xx_xxx_xx;
  • Se o tipo formalização estiver selecionado como SIM, será impresso: FORMALIZAÇÃO SOLICITADA PELO REQUISITANTE;
  • Se o tipo compra técnica/exclusiva estiver selecionado como SIM, será impresso: COMPRA TÉCNICA/EXCLUSIVA;

Caso mais de um tipo estiver selecionado como SIM, será impresso os textos dos tipos selecionados, como é possível ver na imagem abaixo: