Escopo
Este documento irá abordar a configuração e utilização do processo de compras através da rotina 30.
Esta implementação visa agilizar o processo de compras departamentalizado, através das etapas de: requisição, cotação, ordem de compra e entrada de nota fiscal.
Pré-Requisitos
Para utilizar este processo, deverão estar configurados:
O parâmetro por empresa [P637 - Utiliza e-mail do comprador no relatório de Pedido/Ordem de compras?] - Quando ativo, irá informar como e-mail de contato no pedido/ordem de compras o e-mail cadastrado para o comprador responsável pela geração do pedido/ordem de compra, conforme cadastro na rotina [R465 - Manutenção de Compradores]. Caso o e-mail do comprador não tenha sido preenchido, ou o parâmetro não esteja ativo, será informado o e-mail do estabelecimento solicitante;
Habilitar o parâmetro: 626 na Rotina: 29 para que possa visualizar o follow up dos processos em cada aba.
Outro parâmetro por empresa utilizado na rotina é o [P1164 - Obrigatório classificação do tipo de compra] que quando ativo, permite que apareça os campos referentes ao tipo de compra, como demonstrado na imagem abaixo:
É preciso também parametrizar na rotina [R942 - Manutenção dos Limites para Liberação dos Pedidos de Compra] um valor limite para liberação dos pedidos de compra e a quantidade de autorizações que serão necessárias para liberar o valor limite escolhido. Esse valor limite será até quanto em R$ você poderá comprar e quantas pessoas são necessárias para liberar esse pedido de compra com esse valor na R30.
Usuários Aprovadores
A definição dos usuários que podem aprovar uma Cotação é a seguinte: Serão exibidos todos os usuários que possuírem o parâmetro por usuário [381 - Valor máximo para liberação de pedido de compra] (não precisa ser valor maior que zero, nem estar ativo, basta possuir a configuração cadastrada) configurado e que não estejam definidos como solicitantes da cotação ou requisição a ser aprovada.
É necessário acessar a rotina 696 - liberação de rotina por grupo de usuários ou acesse a rotina 697- liberação de rotina por usuário liberar a rotina 464 e deixar desmarcado a opção :
Quando o usuário tem essa opção marcada, ele é o aprovador master, dispensando outros aprovadores.
Para utilizar os recursos das abas disponíveis na rotina R30 Central De Compras é necessário liberar os seguintes direitos referente a ela , para isso acesse o modulo segurança > usuários > existem duas formas de liberação destes direitos , acesse a rotina 696 - liberação de rotina por grupo de usuários ou acesse a rotina 697- liberação de rotina por usuário , informe o código da rotina , código da aba e o código do grupo ou do usuário , conforme politica de liberação de direitos estabelecida pela empresa , em seguida clique no direito localizar realize as liberações conforme necessário e logo após de clique em salvar para efetivar a operação.
Aba Principal.
- Direito: Executar - "Permite acessar a rotina"
Aba Requisições.
- Direito: Cadastrar - "Inclusão de novos registros no sistema"
- Direito: Alterar - "Altera as informações do registro selecionado"
- Direito: Excluir - "Exclui o registro selecionado do sistema"
- Direito: Visualizar - "Exibe apenas para conferência todos os dados do registro selecionado"
- Direito: Auditar - "O sistema de [g auditoria] é genérico para todas as informações do sistema; ela exibe todas as informações de cadastramento e alteração do registro selecionado"
- Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
- Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
- Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no formato follow up"
- Direito: Permite Visualizar Todas as Requisições - "Este direito permite visualizar todas as requisições geradas na central de compras"
Aba Autorizar requisições.
- Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
- Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
- Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
- Direito: Liberar - "Requisições de Compras"
Aba Requisições autorizadas.
- Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
- Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
- Direito: Insere - "Itens Sem Requisição na Cotação de Compra Este direito permite inserir itens na cotação de compra sem a necessidade de requisições de compras"
- Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
- Direito: Gerar - "Gera Cotação"
Aba Cotações em aberto.
- Direito: Alterar - "Altera as informações do registro selecionado"
- Direito: email - "Enviar Email"
- Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
- Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
- Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
- Direito: Incluir - "fornecedor na cotação"
- Direito: Permite Gerar Cotação sem Requisição - "Permite Gerar Cotação sem Requisição"
Aba Analisar Cotações.
- Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
- Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
- Direito: Análise de Cotações de Compra - "Este direito permite realizar análise das cotações de compras proveniente de requisições de compras para tomada de decisão sobre a geração de pedidos de compra"
- Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
Aba Autorizar Compra.
- Direito: Imprimir - "Exibe ou imprime um relatório de todos os dados exibidos na grade. Caso haja alguma regra de consulta ou ordenação de colunas, será mantido no relatório"
- Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
- Direito: Liberação de Compra - "Direito para controle das liberações de compra"
- Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
- Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
Aba Compras Autorizadas.
- Direito: Imprimir - "Exibe ou imprime um relatório de todos os dados exibidos na grade. Caso haja alguma regra de consulta ou ordenação de colunas, será mantido no relatório"
- Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
- Direito: Liberação de Compra - "Direito para controle das liberações de compra"
- Direito: Excluir - "Imagem/Anexo"
- Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
- Direito: Confirmar Entrega - "Este direito tem por objetivo a confirmação de entregas de produtos e afins"
Aba Ordens De Compra.
- Direito: Imprimir - "Exibe ou imprime um relatório de todos os dados exibidos na grade. Caso haja alguma regra de consulta ou ordenação de colunas, será mantido no relatório"
- Direito: Imagem - "Ativa o gerenciamento de imagens padrão do sistema"
- Direito: Follow up - "Este direito permite ao usuário visualizar as etapas no format follow up"
Aba Relatórios.
- Direito: Executar - "Permite acessar o Relatório"
Aba Configurações.
- Direito: Executar - "Permite acessar a Aba"
Formas de acesso a rotina
Após as devidas liberações , é possível acessar a rotina 30- Central de compras das seguintes formas:
- Digitando o nome da rotina na barra superior de pesquisa do cbanet .
- Digitando o código da rotina na barra superior de pesquisa do cbanet .
- Para facilitar o acesso a rotina o usuário poderá utilizar o recurso de incluir esta rotina entre as suas favoritas, este procedimento é possível através da marcação do figura de uma estrela localizada na barra de titulo ao lado do nome da rotina , dessa forma quando o usuário acessar o sistema cbanet a rotina ficara disponível em acessos recentes na lateral da pagina .
Descrição
Aba Requisições
Para gerar uma nova Requisição , acesse a aba Requisições e de um clique no sinal de adição +.
Neste momento é aberta uma nova pagina , onde o usuário ira preencher as seguintes informações (estabelecimento, descrição, prioridade, tipo, código do item, embalagem de venda e quantidade).
Como informado no tópico [Pré Requisitos], ao ativar o parâmetro [P1164 - Obrigatório classificação do tipo de compra], será habilitados os campos de tipos para seleção.
Se na opção CAPEX for selecionado SIM, será habilitado um campo para preenchimento o qual o usuário deverá informar o número do capex no formato: AC xx_xxx_xx, sendo que o AC já estará fixo no campo, sendo necessário apenas a digitação dos números.
Ao imprimir o Pedido de Compra na [R464 - Pedidos de Compras], ou nas abas [Autorizar Compras], [Compras Autorizadas] e [Ordens de Compra] da [R30 - Central de Compras], o campo observações será alterado caso:
- Se o tipo capex estiver selecionado como SIM, o campo observações receberá o texto: Compra no formato CAPEX AC xx_xxx_xx;
- Se o tipo formalização estiver selecionado como SIM, será impresso: FORMALIZAÇÃO SOLICITADA PELO REQUISITANTE;
- Se o tipo compra técnica/exclusiva estiver selecionado como SIM, será impresso: COMPRA TÉCNICA/EXCLUSIVA;
Caso mais de um tipo estiver selecionado como SIM, será impresso os textos dos tipos selecionados, como é possível ver na imagem abaixo:
De um clique no direito incluir, após inserir todos os itens quer irão constar na requisição de um clique no direito salvar para efetivar a operação.
Como consultar Requisições
Para localizar uma requisição na rotina de central de compras , acesse a aba requisições e na barra inferior de consulta informe no filtro um texto contido no campo Descrição ou o numero da requisição , de um clique na figura d a Lupa para trazer o registro desejado.
Como Alterar Requisições
Para alterar uma requisição na rotina de central de compras , acesse a aba requisições e ao selecione e de um duplo clique em cima da requisição desejada, será aberta a pagina de exibição da requisição onde será possível alterar os seguintes campos (estabelecimento, descrição, prioridade, formalização, compra técnica/exclusiva, capex, código do item, embalagem de venda e quantidade).
Após realizar as alterações desejadas na requisição o usuário deve dar um clique no direito salvar.
Vale ressaltar que somente é possível realizar alteração e exclusão de requisições quando elas estiverem com o status (não analisado ou aprovado).
Quando o usuário tentar alterar uma requisição nos status (negado ou em cotação) , será aberta a pagina onde será exibida as informações da requisição, porem não será permitido realizar qualquer alteração dos seus dados.
Como Autorizar Requisições
Para autorizar uma requisição acesse a aba Autorizar Requisições, dê um duplo clique sobre a requisição que deseja autorizar e na opção "o que deseja fazer?" selecione uma opção entre: Aprovar a Requisição, Rejeitar a Requisição, Negar a Requisição. Selecionado a opção desejada vá em Salvar.
Aba Requisições Autorizadas
Após autorizada a requisição vai para a aba Requisições Autorizadas, nessa aba é possível Verificar os detalhes através do botão [Detalhes], verificar os anexos ou incluir através do botão [Anexos] e é onde realizamos a seleção dos fornecedores que farão a cotação, para isso de um duplo clique na requisição desejada e vá em Selecionar Fornecedores, selecione um ou mais fornecedores e após vá em salvar.
Aba Cotações em Aberto
Após o processo anterior a requisição passará a ser uma cotação e será apresentada na aba Cotações em aberto, Nessa aba é possível: Visualizar: Detalhes, Anexos(visualiza e incluí) e ainda Enviar um e-mail da cotação para os fornecedores selecionados, ainda é possível gerar uma nova cotação para isso selecione o direito "+" preencha a descrição, "Selecionar Fornecedores" e após "Inserir Itens Sem Requisição", para alterar uma cotação de um duplo clique sobre ela, clique no fornecedor e insira os valores, também é possível incluir novos fornecedores basta selecionar "Incluir Fornecedores", após concluir a cotação (Preenchidos os campos: Vlr Unitário, Prazo Entrega e Condição Pagto) de ambos os fornecedores clique em Salvar.
Aba Analisar Cotações
Nessa aba é possível analisar as cotações, poderá ainda acessar o Follow Up da Cotação através do botão: [FollowUP], Ver os anexos ou incluir através do botão [Anexos], nessa aba ainda é possível voltar uma cotação para aberto ou gerar uma ordem de compra, para ambas as opções de um duplo clique sobre a requisição desejada, para voltar a Cotação para aberto basta selecionar a opção "Voltar para Cotação em Aberto", Rejeita-la para isso basta ir em "Rejeitar". Para Gerar a Ordem de compra basta selecionar um item da cotação, preencher o estabelecimento, Selecionar o Usuário Aprovador e a entrada e saída e "Gerar Ordem de Compra".
Aba Autorizar Compra
Após Gerar a Ordem de compra esta será demonstrada em autorizar compra já com numero de ordem de compra, nessa aba é possível:
Ver os anexos ou incluir através do botão [Anexos], ver o Follow Up através do:
[FollowUP], e ainda imprimir através do Botão [Imprimir], para autorizar de um duplo clique sobre a requisição e selecione a opção desejada:
Confirmar Ordem de Compra, Refazer Ordem de Compra (Exclusão das Ordens de Compras envolvidas, a cotação retorna para análise) ou Negar Ordem de Compra (Bloqueia a utilização desta Ordem de Compra), ao selecionar quaisquer das opções é necessário preencher o campo Motivo após vá em "Salvar".
Aba Compra Autorizadas
Nessa aba é possível após autorizar a compra confirmar através do: [Confirmar] obs: após confirmado irá ser apresentado [Desconfirmar], ver os anexos ou incluir através do botão [Anexos], ver o Follow Up através do: [FollowUP] ou ainda imprimir a ordem de compra.
Aba Ordens de compra
Nessa aba é possível, após confirmar a compra, ver ou incluir os anexos através do botão [Anexos], ver o Follow Up através do: [FollowUP] ou ainda imprimir a ordem de compra.
Aba Relatórios
Nessa aba é possível emitir os relatórios: Desempenho de Compradores, Performance de Compra e Gerencial. O relatório Gerencial só é possível imprimi-lo no formato EXCEL, como pode ser visto nas imagens abaixo:
Aba Config
Nessa aba é possível incluir um ou vários documentos referente a condições para que a compra ocorra esse documento será enviado junto com a cotação.
Relatório Gerencial
Na aba Relatórios, ao selecionar o tipo Gerencial, será impresso o relatório com as seguintes colunas:
Req.: nº da requisição.
Ordem Compra: nº da ordem de compra gerada pela requisição.
Pend Aprovação?: se está ou não pendente de aprovação.
Status: status da ordem de compra
Fornecedor: fornecedor da ordem de compra
Comprador: nome do usuário que está como comprador da ordem de compra
Aprovador 1: usuário responsável pela primeira aprovação da ordem de compra (não necessariamente que já tenha aprovado)
Aprovador 2: usuário responsável pela segunda aprovação da ordem de compra (não necessariamente que já tenha aprovado)
Aprovador 3: usuário responsável pela terceira aprovação da ordem de compra (não necessariamente que já tenha aprovado)
Prioridade Requisição: prioridade definida no momento da abertura da requisição.
Tipo de Requisição: tipo definido no momento da abertura da requisição.
Capex: nº capex, se informado.
Valor Maior: valor da maior cotação informada.
Valor Ordem: valor total da ordem de compra.
Cost Avoidance: diferença entre o maior valor cotado, e o valor da ordem de compra.
Dt Abert. Req: data abertura da requisição.
Dt Ger. Ordem: data da geração da ordem de compra.
Vazão Compra: diferença em dias entre a data de abertura da requisição e a data de geração da ordem de compra.
Dt Prev. Entrega: data prevista de entrega.
Dt Real. Entrega: data que de fato a mercadoria foi entregue.
Lead Time: diferença em dias entre a data prevista de entrega e a data real da entrega.
Atenção: devido ao grande número de informações que o relatório apresenta, é recomendável emitir o mesmo somente em Excel.