Configuração de Parametrização
Para o Gerenciamento de Controle Administrativo, é necessário configurar os seguintes parâmetros por empresa [R29 - Parâmetros por empresa]:
- P332 - Máscara do Plano de Contas do Controle Administrativo
- P334 - Máscara de plano de consumidores
- P335 - Utiliza gerenciamento de controle administrativo?
- P336 - Utiliza processo de conciliação do movimento do controle administrativo?
Cadastros Básicos
Para efetuar o Gerenciamento de Controle Administrativo, primeiro precisamos efetuar o lançamento de alguns dados, para preparar o sistema para o gerenciamento.
Os cadastros desses dados podem ser feitos nas seguintes rotinas:
- R868 - Períodos de Controle Administrativo
- R870 - Consumidores
- R869 - Contas de Controle Administrativo
- R939 - Metas de Controle Administrativo
[R869 - Manutenção de Planos de Controle Administrativo] - Alterar via Excel
Para realizar a alteração de planos de controle administrativo em massa, é possível manter o cadastro do plano de custo através do direito [Alterar via Excel] da Rotina [R869 - Manutenção de Planos de Controle Administrativo].
Ao acessar o direito [Alterar via Excel], basta consultar os registros de controle administrativo de acordo com os filtros a seguir:
Depois de emitida a planilha, os dados devem ser alterados na planilha gerada:
Antes de alterar, é importante se atentar às informações de como deve ser realizado o preenchimento correto dos dados de segurança e tipo:
Após alterar, basta salvar a planilha e realizar o upload novamente no sistema:
Feito isso, basta clicar no botão [Iniciar Alteração de Controle ADM.] e aguardar a realização da importação dos dados alterados no sistema. Desta forma, após efetivadas as alterações, serão exibidas as estatísticas de importação:
Caso haja qualquer erro, será disponibilizada uma planilha com os registros que não puderam ser importados, bem como seus respectivos erros de importação.
Obs:. Para ativar o direito [Alterar via Excel], basta acessar a rotina [R696 - Liberação de Rotina por Grupo de Usuário] ou [R697 - Liberação de Rotina por Usuário] marcando a opção:
Processo
Lançamento de Registros
O lançamento de Registros para Controle Administrativo pode ser feito através das seguintes rotinas:
- R139 - Manutenção de Notas Fiscais de Entrada
- R451 - Manutenção de Nota Fiscal de Entrada Simplificada
- R247 - Manutenção de Títulos a Pagar
- R568 - Geração de Títulos a Pagar
- R419 - Manutenção de Vendas no Varejo
Alteração de Registros
Feitos os lançamentos de registros, é possível fazer alterações nos mesmos através das seguintes rotinas:
- R875 - Manutenção de Lançamentos de Controle Administrativo
- R882 - Lançamentos de Controles Administrativos / Conciliação do Movimento de Controle Administrativo
OBS: não é possível fazer EXCLUSÃO de lançamento através da R875.
Conferência de Dados
Para fazer conferência nos dados lançados, utilize os seguintes relatórios:
- R883 - Relatório de Movimento de Controle Administrativo
- R884 - Relatório Sintético de Controles Administrativos
- R885 - Relatório Sintético de Controles por Consumidor
- R935 - Relatório de Performance de Controles Administrativos
- R936 - Relatório de Balancete de Controles Administrativos
- R938 - Relatório de Conferência de Metas de Controle Administrativo
Itens que fazem parte do Controle Administrativo
- Ao gerar um pedido de compra na rotina [R464 - Pedidos de Compra] ou lançar uma nota na [R139 - Notas de Entrada], todos os itens de natureza [Consumo] ou [Serviço] fazem parte do controle administrativo.
Obs: Mesmo que as naturezas [Consumo] e [Serviço] estejam com a flag [Participa do Controle Administrativo?] desmarcada, elas SEMPRE irão fazer parte da validação no controle administrativo.
- Caso deseje configurar uma outra natureza, como [Imobilizado] por exemplo, acesse a rotina [R294 - Configurações por Natureza de Itens] e marque o campo [Participa do Controle Administrativo?] da natureza desejada. Essa configuração está disponível tanto para a rotina [R464 - Pedidos de Compra] quanto para a rotina [R419 - Vendas no Varejo].
- Lembre-se: a natureza do item é definida nas rotinas [R130 - Itens] e [R135 - Itens por Estabelecimento].
Consulta de Consumidores por Classificação
Os relatórios abaixo, possuem recurso de pesquisa por consumidor pela classificação:
- R883 - Movimento de Controle Administrativo
- R884 - Sintético de Controle Administrativo
- R885 - Relatório de Controle por Consumidores
- R935 - Performance de Contas do Controle Administrativo
- R936 - Balancete de Controle Administrativo
A regra de consulta é:
- Se consultar por uma conta sintética:
O relatório irá considerar todas as contas hierarquicamente classificadas como filhas relacionadas a ela, cujo não aceitam lançamento; - Se consultar por uma conta analítica:
O relatório irá considerar todas as contas hierarquicamente classificadas como pai relacionadas a ela, que aceitam lançamento;
[R935 - Performance de Contas de Controle Administrativo]
Com este relatório é possível verificar os valores em relação às metas ade controle administrativo que são visivelmente demonstrado a partir de suas classificações. Para isso é possível consultar a partir dos seguintes filtros:
- Detalhar por consumidor: demonstra o consumidor vinculado à conta do controle administrativo para o lançamento (exibido na frente da classificação).
- Detalhar por unidade consumidora: demonstra a unidade consumidora vinculada à conta do controle administrativo para o lançamento. (exibido na frente da classificação).
- Detalhar conta contábil por controle administrativo: demonstra quais contas contábeis fazem parte do controle administrativo/classificação.
- Exibir apenas contas com movimento: apresenta apenas as classificações cujo suas respectivas contas de controle administrativo possuem movimentação (exibido na frente da classificação).
Após filtrar, o relatório pode ser visualizado de acordo com o formato escolhido para execução:
[R936 - Relatório de Balancete de Controles Administrativos]
O relatório da rotina [R936 - Relatório de Balancete de Controles Administrativos], apresenta classificações de contas administrativas, desta forma, inclusive detalhando por consumidor caso necessário, é possível filtrar a partir dos seguintes filtros:
- Detalhar por consumidor: demonstra o consumidor vinculado à conta do controle administrativo para o lançamento (exibido na frente da classificação).
- Detalhar por unidade consumidora: demonstra a unidade consumidora vinculada à conta do controle administrativo para o lançamento. (exibido na frente da classificação).
- Detalhar conta contábil por controle administrativo: demonstra quais contas contábeis fazem parte do controle administrativo/classificação.
- Exibir apenas contas com movimento: apresenta apenas as classificações cujo suas respectivas contas de controle administrativo possuem movimentação (exibido na frente da classificação).
Além das opções apresentadas para detalhamento, também é possível considerar o período informado considerando data de conciliação ou data de lançamento.
Para considerar data de conciliação, basta selecionar o filtro por [Conciliação], e então, o seguinte resultado deve ser apresentado:
Por outro lado, para considerar data de lançamento, basta selecionar o filtro por [Lançamento], e então, o seguinte resultado deve ser apresentado:
R883 - Movimento de Controle Administrativo
O relatório da rotina [R883 - Relatório de Movimento de Controle Administrativo], demonstra os lançamentos do controle administrativo, é possível filtrar a partir dos seguintes filtros:
Após clicar em executar, dependendo dos filtros utilizados, o relatório será exibido semelhante a imagem abaixo:
Obs: A data de emissão demonstrada no relatório, se refere a emissão do documento que originou os lançamentos do controle administrativo, por exemplo uma nota de compra de mercadoria.