1. Escopo
Esta documentação visa demonstrar os passos a serem seguidos para configurar o processo de liberação de lançamentos do controle administrativo realizados no pedido de compra.
2. Pré-requisitos
É necessário que o usuário já tenha conhecimento sobre a utilização básica do sistema bem como realizar lançamentos de pedido de compra e lançamento do controle administrativo.
Como configurar meta do controle administrativo e realizar os lançamentos do controle administrativo não será abordado nesta base de conhecimento.
Ter acesso à rotina [R464 - Manutenção de Pedido de Compra] e também ter acesso ao direito [Liberações]. Para configuração de acessos a rotina e seus direitos, use a rotina [R697 - Liberação de Rotina por Usuário].
3. Configurações
Para utilizar o processo, será necessário configurar:
- Parâmetro por usuário [612-Valor Máximo Acima da Meta do Controle Administrativo]
Este parâmetro irá definir se caso o valor lançado em uma conta do controle administrativo exceder a meta do mês em que o pedido esta sendo lançada, qual será o valor máximo que excedeu que o usuário irá poder liberar.
4. Passos
No exemplo da tela abaixo será utilizada a conta 3-OI. Para esta conta foi definida uma meta de 500,00 reais.
Como pode ver na imagem, está sendo lançado para a conta um valor de 720,00. Logo o usuário deverá ter configurado no parâmetro 612 um valor limite de no mínimo 220,00.
Supondo que o usuário não possua esse limite, ao confirmar o lançamento os sistema irá solicitar que o motivo seja descrito.
Veja que o pedido será salvo porém pendente de autorização, ou seja, não será possível realizar a entrada de nota fiscal utilizando este pedido de compra.
Após informar o motivo, o sistema irá salvar normalmente o pedido. Note que ao retornar a grade principal da rotina 464, na coluna Autorização, o pedido estará com a situação Pendente.
Para liberar o pedido, basta que um usuário que possua o limite necessário para liberação acesse o direito [Liberações]. Ao acessar este direito o sistema irá carregar uma tela conforme abaixo:
Nesta tela são apresentadas as informações do pedido a ser liberado, dos quais se destacam o valor total, entrada/saída, portador e condição de pagamento que são informados ao criar/alterar o mesmo. Também é apresentado um campo para indicar que existe pendência do controle administrativo e outras mais que a tua empresa trabalhar, conforme marcado em vermelho na tela acima.
Na grade abaixo, como pode ser visto, o sistema irá detalhar todos os lançamentos do controle administrativo. Veja que no final da grade existem 6 colunas sendo elas [Valor], [Quantidade], [Valor Lançado], [Meta], [Valor Excedido] e [Pode Liberar?].
Valor representa o valor unitário do lançamento.
Quantidade representa a quantidade informada no controle administrativo.
Valor Lançado representa o montante lançado para a conta que está sendo detalhada dentro do mês até o momento em que o usuário está acessando o direito Liberações.
Meta representa o valor da Meta para a conta que foi definida no mesmo mês do pedido de compra.
Valor Excedido representa o valor que excedeu a meta, ou seja, se o valor da coluna [Valor Lançado] for maior que o valor da coluna [Meta], nele será demonstrado [Valor Lançado - Meta].
Pode Liberar? Nesta coluna será indicada se o usuário poderá ou não realizar a liberação do pedido.
Observe, todos os registros desta grade deverão estar com a informação [Sim] para que seja possível realizar a liberação do pedido, pois, o sistema não faz liberação parcial.
Ao tentar salvar um pedido que contenha lançamentos que estão marcados que não pode liberar, o sistema irá apresentar a senguinte mensagem:
Caso contrário, o sistema irá marcar o pedido como Autorizado e a partir deste momento será possível realizar a entrada de nota fiscal vinculando o pedido.
5. Alterações de dados do Pedido de Compra
Ao realizar a alteração de qualquer informação (exceto imagens) de um pedido de compra liberado no controle administrativo, o mesmo irá voltar para pendente para que seja analisado novamente pela equipe de compras.
Caso haja alteração de imagem em um pedido de compra rejeitado no controle administrativo, o mesmo irá voltar para pendente para que seja analisado novamente pela equipe de compras.
6. Considerações Finais
- Para a liberação será sempre avaliado o valor total lançado para a conta do controle administrativo dentro do mês até o momento em que o pedido de compra está sendo realizado ou sendo liberado através do direito Liberar.
- Se o usuário não possuir o parâmetro 612 configurado e o valor total de lançamentos do mês exceder a meta lançada para o mês, naturalmente ao salvar um pedido (NOVO ou ALTERAÇÃO) o deixará com status de autorização Pendente.
- O parâmetro por estabelecimento [581-Bloquear lançamento de controle administrativo se não houver meta cadastrada?] não é avaliado na R464-Pedido de Compra, pois, caso não haja meta cadastrada, o sistema apenas irá salvar o pedido de compra pendente de liberação.
- O usuário somente poderá liberar o pedido, se a conta do lançamento do controle administrativo estiver vinculada ao seu departamento, ou se o usuário possuir o direito de visualizar e cadastrar em todas as contas, conforme parâmetro [721 - Usuário tem acesso a todas as contas do controle administrativo?], que pode ser configurado na rotina [R216 - Parâmetro por Usuário].