Objetivo
Esta documentação visa demonstrar como realizar a configuração do controle de estoque por número de série.Atenção!
Espera-se que o usuário já saiba utilizar o sistema, pois aspectos básicos sobre a utilização não será abordado nesta documentação.
Processo
O processo visa atender o seguinte fluxo:1 - Parametrização das lojas que irão fazer o controle
2 - Definição dos produtos que irão controlar por número de série
3 - Realização da movimentação de estoque (com ou sem documento) detalhando os números de série de acordo com as quantidades informadas no documento ou na movimentação de estoque diverso.
4 - Conferir documentos em que um determinado número de série foi vinculado (rastreabilidade)
Rotinas envolvidas
Somente as rotinas listadas abaixo estão adaptadas para solicitar o número de série. Qualquer outra rotina que haja necessidade deve ser feita a solicitação formal para o departamento responsável.139-Manutenção de Notas Fiscais de Entrada
444-Confirmação de Movimentação de Estoque
229-Movimento de Estoque Diversos
897-Relatório de Rastreabilidade de Itens por Lote / Núm. de Série / Validade
Parametrização / Configuração dos Produtos
147-Utiliza confirmação de estoque por item?
Define se o estabelecimento utiliza a confirmação de estoque por item para orçamentos reservados; Neste caso a confirmação deve ser feita pelo responsável de estoque;
373-Utiliza controle de estoque por Número de Série / Lote / Validade / Fabricação?
Este parâmetro define a loja que irá realizar controle por número de série / Lote / Validade ou por Fabricação.
608-Utiliza controle de estoque por número de série??
Define se a empresa utiliza controle de estoque por número de série.?
611-Máscara para numero de série
Este parâmetro define a máscara usada para o controle de numero de série. Esta configuração será validada nas rotinas R139 e R229 durante a informação dos números de série.
Na rotina R130-Manutenção de Itens, deverá ser alterado o campo [Tipo Controle de Estoque] que fica na aba Estoque deixando marcado a opção Número de Série conforme imagem abaixo. Para fazer essa alteração em lote consulte as condições junto ao departamento de suporte.
Entrada de Nota Fiscal
Ao lançar uma nota fiscal de entrada através da rotina R139-Manutenção de Notas Fiscais de Entrada, ao inserir os itens caso as configurações citadas anteriormente nesta documentação tenha sido realizado uma mensagem de confirmação será apresentada conforme abaixo:
Ao clicar em SIM a tela abaixo será apresentada para detalhamento dos números de série.
Na parte superior desta tela é apresentada o item que será detalhado os números de série e a quantidade do item na nota. Informe no campo [Número de Série] a informação conforme consta no produto que você tenha em mãos e clique em inserir.
Neste momento, caso a série informada não esteja de acordo com a máscara configurada no parâmetro P611, uma mensagem informando a formatação esperada será exibida e a inclusão dos dados será interrompida até que a série seja informada no formato correto.
Caso tenha inserido uma numeração errada, basta selecionar a informação inserida na grade e clicar no link que existe logo abaixo da grade Excluir.
Ao finalizar basta clicar em [Confirmar].
Execute esta operação para todos os itens da nota que possuir controle de estoque por número de série. Ao finalizar, continue com a entrada da nota normalmente. Ao salvar a nota fiscal o sistema irá gerar as informações de detalhamento dos números de série vinculados a nota fiscal. Para conferência, consulte o item RASTREABILIDADE desta documentação.
Confirmação de Saída do Estoque
Considerando que as configurações citadas anteriormente tenham sido realizadas, a confirmação de quais números de séries serão dados a saída, será feito no momento da confirmação de saída do estoque realizada pelo estoquista através da rotina R444- Confirmação de Movimentação de Estoque.Ao selecionar os itens dos orçamentos e clicar em conformar a tela abaixo será apresentada.
As três primeiras colunas identificam o código do produto e a quantidade que está sendo solicitada no orçamento. Ao lada de cada um é apresentado um campo para informar os números de série.
Deve ser informado um por linha. Todos os números de série devem estar devidamente cadastrados através de uma nota fiscal de entrada e não podem estar repetidos entre si. Informe todos os números de série e clique em salvar.
Se for informado um número de série que já possui saída em outro orçamento, nota fiscal ou movimento diversos, ou ainda, um número de série que não possua entrada, o sistema não irá permitir que registre o movimento.
Para cada número de série que não possa ser registrado, o sistema irá indicar o motivo, conforme imagem abaixo.
ATENÇÃO
A rotina possui o direito [Confirmar saída de número de série sem saldo]. Com este direito, o usuário poderá confirmar a saída informando números de série que não possuam saldo.
A rotina possui o direito [Confirmar núm. de série não registrado]. Com este direito e o direito [Confirmar saída de número de série sem saldo], o usuário poderá confirmar a saída informando números de série que não estejam ainda registrados no sistema. Neste caso o sistema irá registrar automaticamente os números de série para posterior controle de rastreabilidade.
Após isso basta seguir com a finalização da confirmação da saída. Após isso para conferir se os números de série foram feitos corretamente, basta conferir através do procedimento descrito no item Rastreabilidade contido neste documento.
Movimentação de estoque diversos
A rotina [R229-Movimento de estoque diversos] foi adaptada para permitir que sejam detalhados os números de série em caso de ajustes de estoque.No direito novo, caso as configurações citadas anteriormente nesta documentação tenha sido realizada, ao informar um item que faça controle por número de série será apresentado novos campos na parte inferior conforme imagem abaixo:
No campo [Núm. De Série / Lote] informe o número de série e clique em inserir. Faça isso quantas vezes foram informadas no campo quantidade da parte superior, ou seja, se for efetuado um lançamento de quantidade 12, deverão ser detalhados 12 números de série na grade da parte inferior.
Caso o item esteja configurado para exigir a informação de [Núm. De Série], e a série informada não esteja de acordo com a máscara configurada no parâmetro P611, uma mensagem informando a formatação esperada será exibida e a inclusão dos dados será interrompida até que a série seja informada no formato correto.
Após detalhado todas as quantidades basta finalizar o processo de lançamento do estoque diverso.
R419 - Manutenção de Vendas Varejo
Ao efetuar operações de transferência ou compra com nota própria, a rotina também irá solicitar os números de série.Para isso basta inserir os itens e posteriormente, selecionar o item na grade, acessar o botão opções e em seguida clicar na opção Números de Série conforme imagem abaixo.
Ao clicar nesta opção será apresentado uma tela exatamente igual a tela apresentada na rotina R139-Manutenção de Notas Fiscais de Entrada para que sejam informados os números de série.
Veja na imagem abaixo:
Atenção!
Para os itens que possuírem controle por número de série, ao salvar o sistema sempre irá validar se foram informados todos os números de série de acordo com a quantidade do item. Se essas quantidades forem diferentes, o sistema irá exibir um alerta indicando qual código de item está faltando detalhar os números de série.
Rastreabilidade
Para conferência deverá ser utilizado o relatório [897-Relatório de Rastreabilidade de Itens por Lote / Núm. de Série / Validade]. Este relatório pode ser utilizado também para rastrear as notas fiscais que um item / número de série estiveram presentes.
Para rastrear o número de série, o relatório deverá ser emitido utilizando os seguintes filtros:
O campo [Tipo Pesquisa] deve estar com a opção [Dados do lote/núm. De série/validade] marcado.
Informe o estabelecimento se desejar filtrar possíveis notas de um único estabelecimento.
Informe o código do produto e por fim se desejar rastrear um número de série específico, preencha o campo [Lote / Núm. de Série] com o número de série desejado. Se este campo não for informado, o relatório irá exibir todos os números de série já registrados para o item com os respectivos lançamentos de notas fiscais de entrada, saída e lançamentos de movimentos diversos de estoque.
Tomando como exemplo da imagem do relatório acima, pode ser verificado que o sistema sempre irá agrupar as informações primeiro por estabelecimento (campo com fundo de cor cinza) e em um segundo nível por Item / Número de Série. No terceiro nível o sistema irá detalhar os documentos de saída, entrada e movimento diverso de estoque. Para facilitar conferência, os lançamentos das notas fiscais de entrada são destacados em negrito e itálico. A coluna quantidade e valor se referem estritamente aos números lançados no documento apresentado no relatório, ou seja, não é feito nenhum tipo de cálculo para apresentar no relatório.
Inventário
Para avaliar quais número de série dos itens estão cadastrados nos estabelecimentos e depósitos, deve ser utilizado o relatório [1126 - Relatório de Estoque por Número de Série], que irá demonstrar quais são os números de série por item.ATENÇÃO: os filtros deste relatório são opcionais, portanto, em uma base de dados grande pode gerar lentidão em todo o sistema, caso seja solicitado um relatório sem nenhum filtro.
A coluna [Quantidade] demonstra a quantidade em estoque, independente dos números de série.
A coluna [Números de série vinculados] demonstra quais são os números de série vinculados ao item descrito acima, para aquele depósito.
Impressão de Notas Eletrônicas
Para exibir os números de série movimentados na emissão de uma nota eletrônica, deve ser alterado, na rotina R117-Manutenção de Entradas e Saídas, o campo [Número de série dos itens] que fica na seção [Imprimir na NF-e].