Introdução
Este documento tem o intuito de instruir o Analista de Suporte e seus usuários a efetuar os passos fundamentais relativos à Contagem de Estoque no Sistema MOVERE.
Escopo
O procedimento de Contagem de Estoque tem por objetivo a apuração quantitativa de todo estoque físico da empresa e o lançamento correto da quantidade no sistema de gerenciamento, para que se tenha o estoque físico igual ao estoque do item no Sistema.
2. Configurações
Antes de iniciar os procedimentos relativos à utilização do processo de Contagem de Estoque, deve-se realizar as seguintes configurações:
2.1. Configurações de Parâmetros
Através da rotina [R29 - Parâmetros por Empresa], deverão ser configurados os seguintes parâmetros:
- [P246 - Código E/S para contagem de estoque de entrada]: Onde é configurado a E/S que será utilizada para registrar as diferenças de saldo na contagem de estoque.
- [P247 - Código E/S para contagem de estoque de saída]: Onde é configurado a E/S que será utilizada para registrar as diferenças de saldo na contagem de estoque.
- [P551 - Bloqueia atualização de estoque no processo de contagem?]: Definirá se o processo de contagem e processamento poderão atualizar o estoque, conforme os lançamentos de contagem na rotina [R227 - Lançamento de Contagem de Estoque].
3. Planilha para Contagem de Estoque
Para iniciar o processo de Contagem de Estoque acesse a rotina [R302 - Planilha para Contagem de Estoque] e imprima o relatório. Neste relatório serão impressos os itens de acordo com os filtros informados para que o usuário informe a quantidade do item de acordo com a contagem.
- Se o campo [Somente itens com diferença de estoque?] estiver marcado, o relatório exibirá somente os itens que tenham alguma diferença de estoque na contagem de estoque anterior.
- Se o campo [Somente itens com estoque?] estiver marcado, o relatório exibirá somente itens que contenham saldo em estoque atualmente.
- Se o campo [Exibe estoque atual?] estiver marcado, o relatório irá preencher a coluna Estoque com o saldo em estoque atualmente do item.
- Caso o usuário possua o direito [Visualiza Custos e Preços] dentro da rotina [R302 - Planilha para Contagem de Estoque], então será possível visualizar a opção [Mostrar Custo Preço], que mostra informações de custo de compra, custo de reposição e preço de venda. Para isso o direito deve ser vinculado a partir da rotina [R696 - Liberação de Rotina por Grupo de Usuário] ou [R697 - Liberação de Rotina por Usuário].
- Caso o direito [Visualiza Custos e Preços] não esteja ativo será possível selecionar mais de um estabelecimento e gerar a contagem de estoque tendo as quantidades em estoque por cada estabelecimento, conforme imagem:
- A rotina tem as opções: 1ª Contagem, 2ª Contagem e 3ª Contagem. Utilize estas opções de acordo com as contagens realizadas. Esta informação sairá no cabeçalho do relatório.
3.1. Observações
Para que o item apareça para conferência, além de estar atendendo os filtros citados acima, é necessário que ele atenda alguns outros requisitos, sendo eles:
- Estar ativo na rotina [R130 - Itens]
- Estar cadastrado e ativo para o estabelecimento na rotina [R135 - itens/Estabelecimento]
- Ter um embalagem vinculada na rotina [R179 - itens/Embalagens]
4. Geração de Contagem de Estoque Automática
Quando a empresa irá fazer uma contagem geral no estoque, ou seja, realizar contagem de todos os itens, o usuário poderá acessar a rotina [R226 - Geração de Contagem de Estoque Automático] e gerar um lançamento de contagem com contagem igual a 0 (zero) para todos os itens ou itens de um determinado grupo ou família, por exemplo, de acordo com o filtro informado.
Quando executado este procedimento, o sistema realiza automaticamente, lançamentos de contagem em lote na rotina [R227 - Lançamento de Contagem de Estoque], com contagem igual a 0 (zero).
Após acessar a rotina, preencha os campos de acordo com a necessidade, atentando para os campos que são de preenchimento obrigatório (Cód. do Estab., Hora Contagem, Depósito e Modo) e clique em Executar:
Modos:
- Gera Contagem de Estoque com contagem igual ao estoque atual: Esta opção gera automaticamente, lançamentos na rotina 227, com contagem igual ao estoque atual do item, para os itens selecionados.
- Gera Contagem de Estoque com contagem igual à zero: Essa opção gera automaticamente, lançamentos na rotina 227, com contagem igual a zero para os itens selecionados.
5. Lançamento de Contagem de Estoque:
Após realizar a contagem do estoque, acesse a rotina [R227 - Lançamento de Contagem de Estoque] e clique no direito NOVO para realizar o lançamento da contagem do item.
Na tela seguinte, informe os campos:
- Estabelecimento: Informar em qual Estabelecimento o item será alterado.
- Depósito: Informar o Deposito.
- Data Contagem: Dia da Contagem.
- [Acumula quantidade para o mesmo Item?]: Caso selecione essa opção o sistema ira somar os itens digitados. Exemplo: Item [X] foi lançada a contagem de 03 (três) caso seja lançada uma nova contagem de 02 (dois) a rotina soma com a contagem anterior (somando 3 + 2 = 5).
- [Salva Automaticamente com quantidade igual a 1 (UM)?]: Essa opção é utilizada para bipar códigos de barras aleatórios, aonde o cliente não fez separação dos produtos e deseja bipar os itens por código de barras um por um e o sistema inserir quantidade unitária para cada código de barras.
- Item: Informar o item desejado.
- Contagem: Informar a quantidade da Contagem do item.
- Hora Contagem: Informar a Hora que ocorreu a Contagem.
- Em seguida Clicar em Salvar.
6. Conferência de Contagem de Estoque
Após efetuar os lançamentos de contagem de estoque, pode-se emitir o relatório [R303 - Relatório de Contagem de Estoque] para conferência dos lançamentos feitos e detectar possíveis diferenças.
Acesse a rotina, preencha os filtros e clique em Executar.
No relatório [R303 - Contagem de Estoque] é possível verificar o saldo em estoque do item antes da contagem, a quantidade contada e a diferença entre o saldo anterior e a quantidade contada. Caso sejam encontradas diferenças entre o saldo anterior e a quantidade contada, o usuário poderá emitir novamente a planilha para contagem de estoque na rotina [R302 - Planilha para Contagem de Estoque], filtrando apenas os itens que tiveram diferença e marcando a opção [2ª Contagem] (Vide Tópico 5), e repetir os processos dos itens 5 ao 7.
Obs: A coluna [Locação] considera a locação do item informado nas rotinas [R135 - Itens por Estabelecimento] e [R130 - Itens], sendo a prioridade [R135 - Itens por Estabelecimento].
7. Correção do Saldo em Estoque
Após a emissão do relatório de conferencia de contagem de estoque [R303 - Contagem de Estoque], e detectada a inconsistência de estoque, ou seja, realmente houve uma quantidade contada diferente do saldo em estoque da mercadoria, o próximo passo é fazer a correção do saldo em estoque. Para realizar este procedimento, existem duas formas: [R229 - Movimento de Estoque Diversos] ou [R419 - Vendas Varejo].
A rotina [R229 - Movimento de Estoque Diversos] permite que possam ser realizados movimentos de entradas ou saídas de estoque físicos. Ela é comumente utilizada em operações de controle de almoxarifado e materiais de produção onde há apenas a movimentação física da mercadoria, sem a emissão de documentos fiscais (Notas Fiscais). Já a rotina [R419 - Vendas Varejo], ela é a rotina principal quanto a operações de saída (emissão de notas fiscais) e através da mesma é possível fazer a correção do estoque físico e fiscal, já que além de corrigir o saldo em estoque também fica registrado no Inventário Fiscal esta contagem de estoque. Ambos os procedimentos serão relatados nos procedimentos abaixo.
7.1 Correção do Saldo Físico
Para fazer a correção APENAS DO ESTOQUE FÍSICO, primeiramente, acesse a rotina [229 Movimento de Estoque Diversos];
Clique no direito NOVO:
Informe os seguintes campos:
- Estabelecimento: indique o estabelecimento em que foi feita a contagem de estoque.
- Entrada/Saída: selecione a opção conforme será feito o ajuste de estoque a ser concretizado, ou seja, se a mercadoria está faltando (Quantidade Contada é menor que o Saldo Anterior) utilize AJUSTE DE ESTOQUE SAÍDA, caso a mercadoria esteja sobrando (Quantidade Contada é maior que o Saldo Anterior) utilize AJUSTE DE ESTOQUE ENTRADA.
- Item: informe o item a ser ajustado o saldo em estoque.
- Depósito: informe em qual depósito será feito o ajuste de estoque.
- Quantidade: informe a quantidade a ser ajustada. Por exemplo, se a mercadoria tinha a quantidade 3 em saldo de estoque e foi contada a quantidade 2, o ajuste a ser feito é a saída de 1 (este é o valor a ser inserido).
- Valor: este campo é preenchido automaticamente com o Custo Reposição com a seleção do item, e permite que o mesmo seja manipulado.
- Observações: informe um breve descritivo da operação de ajuste de estoque a qual será exibida em futuras consultas e também o relatório 300 ? Movimentação Física do Item.
- Data: informe o dia em que o ajuste de estoque será efetivado.
- Hora: informe o horário em que o ajuste de estoque será efetivado.
7.2 Correção do Saldo Físico e Fiscal
Para correção tanto do saldo físico como fiscal, orientação é a emissão de documentos fiscais pela rotina [R419 - Venda Varejo]. A correção do saldo fiscal é para a correta apresentação do Inventário Fiscal. Para isso é necessário que seja criada uma Entrada/Saída na rotina [R117 - Entradas/Saídas] específica para esta operação, e caso não tenha esta natureza de operação, deverá recorrer ao departamento Contábil para que o mesmo faça o devido cadastro.
Para a emissão do documento fiscal, acesse a rotina [419 - Vendas Varejo]
Clique no botão NOVO e faça o preenchimento dos dados para emissão do documento fiscal (em caso de dúvidas, segue abaixo um modelo)
Após preencher os dados da tela principal, clique em F6 - PRÓXIMO e preencha os dados do item:
Clique em F6 - PRÓXIMO e clique em FECHAR VENDA para concluir a operação:
Após a confirmação (e caso a empresa utilize a rotina [660 - Gerenciamento de Estoque], deverá ser feita a confirmação de entrada do produto ao estoque), o orçamento estará na rotina [419 - Vendas Varejo] pronto para geração de nota fiscal. Basta selecionar o orçamento e clicar em GERAR NOTA:
Pronto, desta forma será ajustado fisicamente e fiscalmente o saldo da mercadoria em estoque.
8 Auditoria de Estoque
Para auditar/conferir o estoque, utilize o relatório [300 - Movimentação Física por Item]. Ele demonstra todas as operações realizadas com um determinado item, exibindo detalhadamente os documentos de entradas (Compras, devoluções de vendas, etc.) e saídas (vendas, devoluções de compra, etc.).
Quando emitido o relatório com o parâmetro por empresa [P551 - Bloqueia atualização de estoque no processo de contagem?] ativo, exibe a contagem lançada normalmente, porém, no fim da mesma linha, exibe o saldo com base no campo [Saldo]. Quando inativo, exibe o saldo de acordo com a contagem.
Com o parâmetro [P551 - Bloqueia atualização de estoque no processo de contagem?] Ativo: