Introdução
No documento serão abordados os adiantamentos. Como proceder em casos de adiantamento a fornecedores e adiantamento de clientes. Tanto em um quanto no outro, faremos a demonstração tanto da parte contábil, quanto da parte financeira e seus controles através da emissão de relatórios.
Finalidade
O documento foi concebido para instruir os clientes, usuários e colaboradores quanto à configuração e utilização do processo de adiantamento de fornecedores e de clientes..
Escopo
Este procedimento foi criado pela empresa Cba Tecnologia Ltda para fomentar os usuários e colaboradores do sistema sobre informações do módulo Contas a Receber.
Procedimento - Adiantamento a Fornecedores
Criação do Evento Contábil
Quando é realizado um adiantamento, significa que este valor será reembolsado pelo fornecedor/funcionário, ou seja, é similar a um empréstimo feito a alguém. Primeiro passo é criar os eventos contábeis. Na rotina 281 - Eventos Contábeis, clique no direito NOVO.
O primeiro evento contábil deverá ser criado da seguinte forma: [Função Contábil Crédito] (Conta Financeira) e [Conta Contábil Débito] (Adiantamento a Fornecedores). Este será o responsável pelo lançamento do Contas a Receber na rotina 566 - Geração de Títulos a Receber.
Após o preenchimento dos campos, basta clicar em SALVAR.
Depois de cadastrar o evento contábil de lançamento, será criado o evento contábil de BAIXA, o qual fará o retorno do valor adiantado. Para isso, ainda na rotina 281, clique em NOVO. Preenche-lo da seguinte forma: [Função Contábil Débito] (Conta Financeira) e [Conta Contábil Crédito] (Adiantamento a Fornecedor).
Para concluir, clique em SALVAR.
Para vincular o evento contábil de BAIXA ao LANÇAMENTO, ainda na rotina 281, selecione o evento contábil de LANÇAMENTO.
Clique em alterar e preencha o campo [Evento Contábil p/ Baixa] com o código do evento contábil de BAIXA.
Desta forma, garantimos a correta contabilização dos lançamentos contábeis de Adiantamento a Fornecedor.
Lançamento do Adiantamento
Ao acessar a rotina, efetuar o preenchimento dos campos (por exemplo, Estabelecimento, Série, Título, Parcela, Cliente (Fornecedor), e demais campos de lançamento do título a receber). Na parte inferior da rotina, deverá ser marcada a opção [Movimenta Conta Financeira], a qual disponibilizará os campos [Conta Financeira] e [Espécie Monetária].
Após preencher os campos (conforme o exemplo acima), clique em SALVAR. A tela de contabilização será exibida, e nela será informado o evento contábil [Adiantamento a Fornecedores]:
Para concluir, clique em SALVAR. Com isso será realizado um lançamento de saída na conta financeira [1 - CAIXA MATRIZ] no valor de 100 reais (R254), assim como será gerado um titulo a receber também no valor de 100 reais (R249).
Para acompanhar os lançamentos realizados de adiantamento pode-se utilizar o relatório R671 - Conta Corrente, o qual irá demonstrar um histórico de um determinado Fornecedor.
Existe também a possibilidade de utilizar o relatório 310 - Títulos e Cheques a Receber para conferir os adiantamentos a vários fornecedores.
Liquidação (Baixa) do Adiantamento
Para liquidar o adiantamento realizado, pode efetuar a baixa do títulos a receber na rotina 657 - Baixa de Títulos a Pagar/Receber/Cheques de duas maneiras: Liquidação normal ou Encontro de Contas.
Liquidação Normal
Para liquidar o adiantamento realizado, pode efetuar a baixa do títulos a receber na rotina 657 - Baixa de Títulos a Pagar/Receber/Cheques de duas maneiras: Liquidação normal ou Encontro de Contas.
Liquidação Normal
A liquidação normal nada mais é que proceder com o recebimento diretamente no caixa. Para isso acesse a rotina 657 - Baixa de Títulos a Pagar/Receber/Cheques e clique no direito NOVO.
Selecione a conta financeira onde será realizada a quitação do Contas a Receber:
Clique em [F6 - NOVO] e selecione a opção [3 - Número do Documento]:
Selecione a opção [Títulos a Receber], e faça o preenchimento dos campos subsequentes para filtrar o título, e posteriormente clique em [F3 - OK]:
Assim que o título é localizado, será apresentada a tela abaixo:
Confirme os valores, e clique em [F4 - OK], retornando a tela principal da rotina. Nela, clique em [F7 - NOVO] para preenchimento da forma de pagamento.
Preencha o campo [Espécie Monetária] com a forma de pagamento combinada com o cliente/fornecedor e clique em [F3 - OK].
Para concluir, clique em SALVAR.
Após confirmar a baixa, o valor retornará a conta financeira e o título será liquidado.
Encontro de Contas
O encontro de contas é o procedimento de quitação através da permuta entre dois títulos: uma a receber e outro a pagar. Para isso acesse a rotina 657 - Baixa de Títulos a Pagar/Receber/Cheques e clique no direito NOVO.
Selecione a conta financeira onde será realizado o Encontro de Contas:
Clique em [F6 - NOVO] e selecione a opção [1 - Cliente/Fornecedor], será exibida a tela abaixo:
Nela, deverá ser preenchido o campo [Cliente/Fornecedor], e conforme a figura acima serão listados tanto o Contas a Receber quanto o Contas a Pagar em aberto. Logo, o encontro de contas é a utilização de um titulo para pagamento/abatimento de outro. Selecione o contas a pagar e tecle TAB para carregamento das informações do titulo:
Confirme o valor preenchido no campo ?Valor Pago? e clique em [F4 - OK]. Em seguida, selecione o título a receber e tecle TAB para carregamento das informações do título:
Confirme o valor preenchido no campo ?Valor Recebido? e clique em [F4 - OK]. Perceba que o valor a pagar ao fornecedor é menor que o valor a receber do mesmo, com isso o VALOR RESTANTE (Valor Recebido ? Valor Pago) é de 100 reais a receber. Clique em [F3 - OK] para confirmar e retornar a tela principal da rotina.
Clique em [F7 - NOVO], e insira a forma de recebimento que será feita pelo cliente/fornecedor e confirme clicando na opção [F3 - OK].
Após a confirmação dos valores, clique em [F3 - SALVAR] para concluir a operação.
Após confirmar a baixa, o lançamento será apresentado da seguinte forma:
Procedimento - Adiantamento de Clientes/Depósito a identificar
Criação do Evento Contábil
Quando é realizado um adiantamento de cliente, significa que este valor ficará como crédito na empresa, podendo ele ser utilizado para compra de mercadorias ou em ultimo caso reembolsado com o pagamento do mesmo. Na rotina 281 ? Eventos Contábeis, clique no direito NOVO.
O primeiro evento contábil (Lançamento) deverá ser criado da seguinte forma: [Função Contábil Débito] (Conta Financeira) e [Conta Contábil Crédito] (Adiantamento de Clientes). Este será o responsável pelo lançamento do Contas a Pagar na rotina 568 - Geração de Títulos a Pagar
Após o preenchimento dos campos, basta clicar em SALVAR.
Depois de cadastrar o evento contábil de lançamento, será criado o evento contábil de BAIXA, o qual fará o retorno do valor adiantado. Para isso, ainda na rotina 281, clique em NOVO. Preenche-lo da seguinte forma: [Função Contábil Crédito] (Conta Financeira) e [Conta Contábil Débito] (Adiantamento de Clientes).
Para concluir, clique em SALVAR.
Para vincular o evento contábil de BAIXA ao LANÇAMENTO, ainda na rotina 281, selecione o evento contábil de LANÇAMENTO
Clique em alterar e preencha o campo [Evento Contábil p/ Baixa] com o código do evento contábil de BAIXA.
Desta forma, garantimos a correta contabilização dos lançamentos contábeis de Adiantamento de Clientes/Depósito a Identificar.
Lançamento do Adiantamento
Ao acessar a rotina 568 - Geração de Títulos a Pagar, efetuar o preenchimento dos campos (por exemplo, Estabelecimento, Série, Título, Parcela, Cliente/Fornecedor), e demais campos de lançamento do título a pagar). Na parte inferior da rotina, deverá ser marcada a opção [Movimenta Conta Financeira], a qual disponibilizará os campos [Conta Financeira] e [Espécie Monetária].
Após preencher os campos (conforme o exemplo acima), clique em SALVAR. A tela de contabilização será exibida, e nela será informado o evento contábil [Adiantamento de Clientes]:
Para concluir, clique em SALVAR. Com isso será realizado um lançamento de ENTRADA na conta financeira [1 - CAIXA MATRIZ] no valor de 150 reais (R254), assim como será gerado um titulo a PAGAR também no valor de 150 reais (R247).
Para acompanhar os lançamentos realizados de adiantamento pode-se utilizar o relatório R671 - Conta Corrente, o qual irá demonstrar um histórico de um determinado Cliente.
Existe também a possibilidade de utilizar o relatório 100 - Títulos e Cheques a Pagar para conferir os adiantamentos a vários fornecedores.
Liquidação (Baixa) do Adiantamento
Para liquidar o adiantamento realizado, pode efetuar a baixa do títulos a receber na rotina 657 - Baixa de Títulos a Pagar/Receber/Cheques de duas maneiras: Liquidação normal ou Encontro de Contas. Estes processos já foram descritos no item 2.3.