Histórico de Cobrança -

Introdução

No mundo corporativo, há uma grande necessidade tanto de segurança quanto para rápida tomada de decisão financeira nas empresas ter o controle da fonte de receita da empresa, o contas a receber. Isso exige a necessidade da empresa em ter ferramentas pra que possa agir de forma acelerada e precisa, podendo ter o conhecimento em tempo real.

1 Finalidade

O documento foi concebido para instruir os clientes, usuários e colaboradores quanto à configuração e utilização do processo de Cobrança, através da rotina principal chamada Histórico de Cobrança.

1.1 Escopo

Este procedimento foi criado pela empresa Cba Tecnologia Ltda para fomentar os usuários e colaboradores do sistema sobre informações do módulo Contas a Receber.

1.2 Definições, Acrônimos e Abreviações

Parâmetros: são configurações que permitem ou aumentam o desempenho na utilização de uma determinada rotina ou processo.

2 Procedimento

2.1 Estágios de Cobrança

A rotina 1031 - Histórico de Cobrança, além de fazer o controle da comunicação entre a Empresa e o Cliente, tem a função de controlar as etapas, ou estágios, de cobrança em que todos os títulos ou clientes se encontram.
Para isso é necessário efetuar os cadastros através da rotina 739 - Estágios de Cobrança:

Deve ser preenchido o Nome do estágio e a Sequência das etapas de estágio, conforme segue o exemplo abaixo:

2.2 Liberação de Acesso ao Usuário

Para que o usuário possa de fato utilizar a rotina de Histórico de Cobrança, é necessário que o mesmo esteja cadastrado na rotina 44 - Manutenção de Vendedores, mesmo que este usuário não faça emissão de venda no sistema. Obs: Nesta rotina, o usuário pode ser cadastrado e definido como o status DESATIVADO, para isso, basta desmarcar o campo ATIVO.

Outra liberação que necessita ser realizada é permitir que o usuário possa visualizar as tarefas agendadas para ele, já que existe a possibilidade de agendamento. Acessar a rotina 1 - Manutenção de Usuários e marcar as opções "Utiliza Gerenciamento de Tarefas?" e "Visualizar Gerenciamento de Tarefas?".

2.3 Parametrização

Na utilização da rotina de Histórico de Cobrança, existe a possibilidade de definir a quantidade de dias em que o mesmo cliente irá aparecer na tela de cobrança, para que não haja cobrança excessiva do mesmo cliente. Para isso é necessário configurar o parâmetro 479 - "Quantidade de Dias de Intervalo entre Cobranças" na rotina 29 - "Parâmetros por Empresa".

Histórico de Cobrança
Após efetuar as configurações dos passos anteriores, a preparação do ambiente foi concluída e os lançamentos na rotina 1031 - Histórico de Cobrança já podem ser iniciados. Acesse a rotina através do caminho Financeiro >> Contas a Receber >> Histórico de Cobrança.

Ao clicar no nome do cliente, o sistema apresente a tela abaixo:

Nesta tela são apresentadas as pendencias do cliente (Títulos e Cheques) que constam em atraso, ou seja, o sistema somente demonstrará os documentos já vencidos. Quanto às opções demonstradas na imagem, segue abaixo a descrição de cada uma:
Item 1: Na exibição das pendências, existem atalhos que facilitam a busca de informações como visualização das ultimas vendas, ficha do cliente, emissão da carta de cobrança, entre outras.
Item 2: A coluna "Estágio de cobrança" mostra em qual etapa o titulo se encontra, permitindo encaminhar os títulos para uma etapa anterior ou posterior através do botão "Avançar Estágio" e "Retroceder Estágio".

Item 3: Já a opção Histórico diretamente no título, permite visualizar os históricos anteriores como também incluir um histórico específico de um determinado título.

Item 4: Quando há o preenchimento do campo HISTÓRICO, ele é considerado um histórico geral, ou seja, a sua informação será aplicada para todos os títulos do mesmo cliente. A opção "AGENDAR" permite que seja criada uma tarefa para qualquer usuário, com o intuito de lembrar o usuário de que deve "cobrar o cliente novamente". Segue o exemplo abaixo:

Com o agendamento da tarefa, o usuário consegue visualizar através do Ícone calendário

localizado no rodapé, conforme abaixo:

Para acompanhar os posicionamentos feitos pelos usuários, acesse a rotina 249 - Títulos a Receber, selecione o título e clique no botão Exibir.

Na exibição do título, existe um link para acompanhar os posicionamentos, chamado de "Histórico de Cobranças".

Ao clicar nesta opção será exibida uma página contendo os dados do título, bem como os atendimentos realizados pelos usuários, podendo também até incluir um novo posicionamento diretamente no título.

2.4 Rotina Auxiliar

Além da rotina 1031 - Histórico de Cobrança, outra forma de gerenciar os estágios de cobrança é a rotina 740 - Movimentação de Estágio de Cobrança em Lote. Através desta rotina é possível não somente avançar, mas também retroceder, pular, trocar os estágios de cobrança.

I. O primeiro quadro (em laranja) deve ser informado os dados a serem filtrados. Por exemplo, na figura acima os filtros informados foram estabelecimento e cliente, logo, serão filtrados todos os títulos (exceto aqueles que já foram liquidados) do cliente 1 - CBA TECNOLOGIA do estabelecimento 4.

II. O segundo quadro (em vermelho), deve ser informado o Estágio para o qual deseja encaminhar os títulos. Por exemplo, na figura acima os títulos do cliente 1 - CBA TECNOLOGIA do estabelecimento 4 serão encaminhados para o estágio 6-CARTÓRIO, independentemente do estágio atual dos títulos.

III. Primeiro passo é incluir os dados de filtro e o estágio de cobrança que os títulos devem ser inclusos, clicar em CONSULTAR e, posteriormente, EXECUTAR.

Para controlar os estágios de cobrança a fim de identificar em qual etapa determinados títulos a receber se encontram deve utilizar o relatório 96 - Títulos e Cheques a Receber p/ Cobrança.

Conforme a figura acima, é possível filtrar os títulos e cheques a receber apenas pelo estágio de cobrança, agilizando assim a conferencia dos títulos por estágio para melhores tomadas de decisão.

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