1 Introdução
Este documento de procedimento operacional tem o intuito de instruir o Analista de Suporte e seus usuários a efetuar os passos fundamentais relativos à manutenção de Tarefas de usuário.
1.2 - Escopo
Esta rotina tem por objetivo o gerenciamento de todas as tarefas de usuários, tanto para efeito de auditoria como para manutenção centralizada.
2 Configurações e Cadastros
Antes de iniciar os procedimentos relativos à utilização da rotina 981 - Manutenção de Tarefas de Usuário, deve-se realizar as seguintes configurações e cadastros:
2.1 - Configuração de Rotina:
Rotina 2 - Manutenção de Grupos de Usuários:
Nesta rotina, é configurado se os usuários pertencentes ao grupo de usuários possuem ou não acesso à agenda de Tarefas.
Selecionando o campo Utiliza a Agenda de Tarefas, os campos "Utiliza Gerenciamento de Tarefas" e "Visualiza Gerenciamento de Tarefas" são ativados na rotina 1 - Manutenção de Usuários.
Realizando a liberação do acesso aos usuários, é habilitado na parte inferior direita da tela, um ícone de calendário.
Clicando neste ícone, a tela de visualização de tarefas é aberta, para que o usuário acompanhe as tarefas em seu nome.
2.2 - Cadastros Necessários:
2.2.1 - Rotina 1057 - Manutenção de Equipes:
Acessar a rotina 1057 - Manutenção de Equipes e realizar o cadastro das equipes e seus respectivos membros, informando quem é o líder e quais os liderados.
Um usuário que seja líder de uma equipe poderá ver as próprias tarefas e as tarefas dos membros da equipe no qual é líder. Também será possível visualizar as tarefas das equipes onde os membros de sua equipe são líderes.
2.2.2 - Rotina 982 - Manutenção de Categorias das Tarefas de Usuário:
Nesta rotina, são cadastradas as categorias de tarefas que serão informados no momento da inclusão de uma nova tarefa.
3 - Procedimentos.
3.1 - Rotina 981 - Manutenção de Tarefas de Usuários
Nesta rotina é possível realizar a visualização das tarefas, inclusão, alteração, recuperação, duplicação e movimentação de tarefas (transferir uma tarefa para outro usuário.).
3.1.1 - Inclusão de nova tarefa:
Para incluir uma nova tarefa, o usuário deve preencher os campos Data Inicial e Data Final e clicar em Nova Tarefa.
A tela abaixo será aberta para o usuário. Para inserir uma nova tarefa, é necessário preencher os campos e clicar em Salvar.
Se a tarefa for recorrente, ou seja, será repetida durante em um determinado período, o usuário deverá marcar o campo "Recorrente?".
Marcando este campo, outros campos irão aparecer na tela para o usuário. São os campos "Ocorrência", "Data Fim", "Hora Fim" e "A Cada xxx Dia(s)".
Se selecionado "Ocorrência = Diário", o usuário irá informar a Data Início e Fim do período de execução da tarefa, a hora início e fim de realização da tarefa e o intervalo de dias no qual a tarefa será repetida (a cada 01 dia, 02 dias, 10 dias, etc...). Após preencher os campos, clicar em Salvar para inserir a nova tarefa.
Se "Ocorrência = Semanal", o usuário irá informar a Data Início e Fim do período de execução da tarefa, a hora início e fim de realização da tarefa, a periodicidade (a cada 01 semana, 02 semanas, 10 semanas, etc...) e em quais dias da semana essa tarefa será realizada.
Após preencher os campos, clicar em Salvar para inserir a nova tarefa.
Se "Ocorrência = Mensal", o usuário irá informar a Data Início e Fim do período de execução da tarefa, a hora início e fim de realização da tarefa, o campo Frequência que, se for igual a Dia, o usuário irá informar em qual dia do mês a tarefa será realizada e, se for igual à Ocorrência, o usuário irá informar o dia de realização da tarefa, exemplo: A primeira Segunda feira dos meses, a segunda quinta feira dos meses, etc.
Após preencher os campos, clicar em Salvar para inserir a nova tarefa.
Clicando no ícone do calendário, a tela abaixo aparecerá para o usuário. Nesta tela, ele poderá visualizar as tarefas em seu nome e, ao clicar sobre a tarefa, outra tela é aberta para que ele possa informar o percentual de conclusão da tarefa.
Tomemos como exemplo agora, a informação de percentual de conclusão de uma tarefa recorrente. Para isso, é necessário clicar em ALT na tarefa e, na tela que irá abrir selecionar a opção "Tipo da Alteração = Apenas esta tarefa" para que o campo % Concluído seja habilitado.
Após clicar em Salvar, o Status da tarefa que era Recorrente, passa a ser Ativo.
3.1.2 - Duplicar Tarefas:
Para duplicar uma tarefa é necessário informar um Usuário Destino e selecionar a tarefa que será duplicada.
3.1.3 - Mover Tarefas:
O procedimento de Mover Tarefas é o mesmo utilizado para duplicar uma tarefa. O que diferencia uma da outra é que, no Duplicar Tarefas, dois usuários ficarão com tarefas iguais enquanto que, no Mover Tarefas, uma tarefa é passada de um usuário para outro.
4. Realizando Cobrança
O usuário tem a possibilidade de realizar uma cobrança através link disponível no calendário de tarefas. Na rotina 1058 - Central de Cobrança, ao realizar a cobrança de um cliente, o usuário pode agendar um atendimento. Neste exemplo, será agendado um atendimento para o cliente 539 - Vagner Alves
Após agendar o atendimento, um link é gerado na tarefa do usuário.
Para visualizar o link, acesse a rotina 981, filtre as tarefas do usuário, clique na opção "ALT" da tarefa. Na tela que aparecer, clique no link "Executar cobrança agendada".
Ou então, clique no ícone do calendário de tarefas e clique na tarefa.
Ao clicar na tarefa, a tela acima é aberta. Clicando no link, o sistema abre uma tela com os dados do cliente para realização da cobrança, como se ele estivesse acessado diretamente pela rotina 1058.
Ao concluir a cobrança, o usuário pode concluir a tarefa.
