Introdução
Este documento tem o intuito de instruir o Analista de Suporte e seus usuários a efetuar os passos fundamentais relativos à Recuperação de Despesas.
Escopo
Os reembolsos de despesas caracterizam-se por valores pagos ou devidos cujo ônus deva ser reembolsado por terceiro.
Normalmente, tais despesas ocorrem entre empresas contratantes, onde, por conveniência prática, um dos contratantes paga as despesas e, pelo contrato, tem direito ao ressarcimento das mesmas do outro contratante.
Outro exemplo são reembolsos que podem ocorrer entre empregados e empregadores, em decorrência, por exemplo, do uso de veículos dos empregados nas atividades do empregador.
Configurações e Cadastros
Antes de iniciar os procedimentos relativos à recuperação de despesas, deve-se realizar as seguintes configurações e cadastros:
Configuração de Parâmetros:
Rotina [R29 - Manutenção de Parâmetros por Empresa]:
- [P334 - Mascara de plano de consumidores].
A quantidade de dígitos define quantos níveis as contas podem atingir, o máximo é de 10 dígitos. Ex. =122223
- [335 - Utiliza Gerenciamento de Controle Administrativo?]
- [336 - Utiliza o processo de conciliação do movimento do Controle Administrativo?]
- [P510 - Evento Contábil Padrão para a Geração de Recuperação] = [Receb Receitas Diversas]
- [P511 - Portador Padrão Para a Geração de Recuperação] = [Dinheiro]
- [P512 - Série Padrão Para a Geração de Recuperação] = [Recuperação]
- [P513 - Dias para Vencimento dos Títulos no Processo de Recuperação] = [30]
Obs.: O Evento Contábil, Portador e Série devem ser cadastrados em suas respectivas rotinas [R281 - Manutenção de Eventos Contábeis], [R75 - Manutenção de Portadores] e [R76 - Manutenção de Séries] e, posteriormente, informados nestes parâmetros.
Cadastros Necessários - Se Processo de Recuperação de Despesas Manual:
Acessar a rotina [R869 - Contas Controle Admin.], selecionar a conta informada no lançamento da nota fiscal (tela Gerenciamento do Controle Administrativo) que terá despesa recuperada ou através do direito [Novo] cadastrar as contas [Sintética e Analítica] e configurá-la conforme processo na empresa:
- Conta Sintética - Não aceita lançamento.
- Conta Analítica - Conta que será informada para recuperação de despesas.
Descrição do campo segurança:
- Não permite recuperação: despesas
- Recuperação opcional: O usuário tem a opção de realizar ou não a recuperação de despesas.
- Recuperação obrigatória mínima: Exige que seja efetuada recuperação de despesas cujo valor mínimo de recuperação se obtém a partir do cálculo (Valor Total Nota * %Recuperação)
- Recuperação obrigatória máxima: Exige que seja efetuada recuperação de despesas cujo valor máximo de recuperação se obtém a partir do cálculo (Valor Total Nota * %Recuperação)
Cadastro Necessário - Se Processo de Recuperação de Despesas Automático:
Se a recuperação for realizada de forma automática, a conta de controle [Telefonia] (ou a conta que for informada na tela de Gerenciamento de Controle Administrativo no final do lançamento da nota fiscal) deve ter a seguinte configuração:
- Aceita Lançamento: Sim
- Pede Consumidor: Sim
- Tipo: Padrão
- Segurança: Automático
- % Recuperação: Informar o percentual de Recuperação
- Conta Controle Admin. Recuperação: Informar a conta de recuperação.
Ao selecionar a opção [Automática] no campo [Segurança] através da rotina [R869 - Contas Controle Admin.],
é exigido que seja efetuada recuperação de despesas cujo valor se dá pelo cálculo (Valor Total da Nota * %Recuperação). Desta forma não é necessário que o usuário informe os campos Conta Controle Admin Recuperação, Valor a Recuperar e Quantidade à Rec:
Com a opção [Automática] marcada, será possível definir as seguintes opções:
Procedimentos:
Lançamento da Nota de Entrada
Realizadas as configurações, o procedimento seguinte é o lançamento da nota de entrada.
Neste exemplo, a nota de aquisição de serviços de telefonia foi lançada na rotina [R139 - Manutenção de Notas Fiscais de Entrada], sendo informadas no final do lançamento, as informações do controle administrativo.
Conciliação do movimento e recuperação da Despesa - Manual.
A recuperação manual dá-se quando a conta, informada na tela Gerenciamento de Controle Administrativo, tem configurado em seu cadastro na rotina [R869 - Contas do Controle Administrativo] o campo Segurança igual a: Recuperação Opcional, Recuperação Obrigatória Mínima ou Recuperação Obrigatória Máxima.
Para realizar a conciliação no movimento e recuperar a despesa, deve-se acessar a rotina [R882 - Manutenção de Conciliação do Movimento de Controle Administrativo], consultar o lançamento de entrada e clicar em Alterar.
Se a conta exigir recuperação e o usuário apenas acessar a rotina [R882 - Manutenção de Conciliação do Movimento de Controle Administrativo], filtrar o lançamento, seleciona-lo e clicar em Executar, sem informar os dados da recuperação, o sistema apresentará a tela abaixo:
Após clicar em alterar, aparecerá a tela abaixo. Nesta tela, clicar em Alt.
Clicando em Alt, aparecerá a tela abaixo, onde aparecem os campos [Conta Controle Admin Recuperação], [Valor a Recuperar] e [Quantidade à Rec.]. Após preencher estes campos, clicar em Alterar e depois em Salvar.
Em seguida, aparecerá a tela abaixo, para que seja informado o fornecedor e o valor a recuperar, o número de parcelas que este valor será dividido, e o possível valor de juros para essa recuperação.
Clicar em Inserir para inserir o registro na grade.
Clicar no botão Salvar, para salvar o lançamento.
Observação:
- A recuperação pode ser lançada para mais de um fornecedor.
- O valor não pode ultrapassar o valor a recuperar informado anteriormente, independente da quantidade de fornecedores informados.
- Deve-se informar o valor total do juros, e o MOVERE irá ratear esse valor entre as parcelas.
Informado o(s) fornecedor(es), clicar em Salvar.
Na tela seguinte, selecionar o lançamento e clicar em Executar, para concilia-lo.
Feita a conciliação, é gerado um contas a receber na rotina [R249 - Manutenção de Títulos a Receber] para o fornecedor.
Conciliação do movimento e recuperação da Despesa - Automático.
Após o lançamento da nota fiscal de entrada, para realizar a conciliação no movimento e recuperar a despesa, deve-se acessar a rotina [R882 - Manutenção de Conciliação do Movimento de Controle Administrativo], consultar o lançamento de entrada e clicar em Alterar. Após clicar em alterar, deve-se selecionar o registro que foi aberto na popup e clicar em Alt, conforme já explicado anteriormente.
Entretanto, diferentemente da recuperação no modo manual, no modo automático os campos Conta Controle Admin Recuperação, Valor a Recuperar e Quantidade à Rec não aparecem na tela para o usuário.
Informado o(s) fornecedor(es), clicar em Salvar.
Na tela seguinte, selecionar o lançamento e clicar em Executar, para concilia-lo.
Feita a conciliação, é gerado um contas a receber na rotina R249 - Manutenção de Títulos a Receber para o fornecedor.
Relatórios para Conferência
Para conferência dos lançamentos, têm-se os relatórios:
- Rotina [R883 - Relatório de Movimento de Controle Administrativo]:
Informe os filtros e clique em Executar para gerar o relatório.
- Exibir relatório detalhado?
- Se marcado: Detalha os lançamentos, informando o lançamento da nota, porém com o valor líquido, ou seja, sem o valor das recuperações, e o lançamento da recuperação com seu respectivo valor.
- Se desmarcado: Considera apenas o lançamento da nota com o valor total/valor bruto
- Desconsidera recuperações?
- Se marcado: Não apresenta os lançamentos de recuperação
- Se desmarcado: Apresenta os lançamentos de recuperação
- Rotina [R884 - Relatório Sintético de Controle Administrativo].
