1. Introdução
O Objetivo deste manual é orientar o operador de caixa nas funções inerentes a seu cargo, como por exemplo: Abertura de caixa, Emissão de Relatórios, Troco, Faturamento e Fechamento de Caixa.
1.1 Finalidade
Este documento tem o intuito de instruir o Analista de Suporte e seus usuários a efetuar os passos fundamentais para utilização do Caixa no Sistema .
2.0 Abertura de caixa
A abertura de caixa é bem simples. Nesse processo, o operador de caixa ira verificar se a data de abertura do seu caixa esta correto, caso não esteja será preciso corrigir. Para isto basta acessar a R266 Encerramento de Movimento Financeiro , Selecionar a Conta Financeira (Caixa ou Banco) em seguida pressionar a tecla TAB .
Em seguida serão apresentadas as informações principais do caixa, como por exemplo: Movimento a Encerrar, Próximo Movimento, Saldo Inicial, o saldo de cada Espécie Monetária e etc.
Para realizar o encerramento da data que apresenta no campo Movimento a Encerrar é preciso clicar em Executar como mostra na imagem abaixo.
(Obs. Caso a data que deseja de encerramento esteja longe, repetir o processo acima ate chegar à data desejada).
2.1 Emissões do Relatório de Caixa
O Relatório de caixa é muito importante para apresentar ao operador todos os procedimentos que o caixa esteve envolvido, nessa etapa emita o relatório só para conferir se o valor de saldo esta correto.Acesse a rotina R111 Relatório de Movimento Diário de Caixa selecione o caixa que deseja tirar o relatório, em seguida clique em Executar.
Ao Clicar em Executar, o sistema irá gerar o relatório em Arquivo PDF. Nele estarão todas as informações do caixa selecionado.
2.2 Inclusões de Troco/Saldo Inicial
A inclusão de troco ou saldo inicial como preferir, é feita através de transferências entre contas/caixas, ficando assim informado da onde saiu aquele valor da transferência. Para realizar a Inclusão acesse a R254 Lançamento de Movimento Financeiro e preencha os seguintes campos:
- Selecione o Tipo Lançamento Transferência
- Informe a Conta Financeira Origem
- Informe a Data Movimento
- Informe o Tipo Documento
- Informe o Valor (Ex: Dinheiro)
- Informe a Conta Financeira Destino
- Em seguida clique em Salvar.
Em seguida ira apresentar a tela abaixo. Clique em salvar para ser contabilizado o valor Transferido.
Após a inclusão do valor de Troco acima é preciso Consolidar essa operação. Para isso acesse a R253 Conciliação de Movimento Financeiro e marque a opção Conciliação. Em seguida, informe a Conta Financeira para qual foi enviado o valor da Transferência/Troco. Após, informe a Data Inicial e Data Final e clique em Consultar . (Obs. Inserir a data correta que foi realizada a operação na Transferência.
Em seguida será apresentado o valor da transferência na linha abaixo, marque o campo conciliação em seguida clique em Executar para confirmar a operação.
2.3 Faturamento
Esse processo é o mais utilizado pelo operador de caixa. Realizar a baixa das vendas enviadas para emissão de Nota. Acesse a R657 Baixa de Títulos a Pagar / Receber / Cheques e Clique em Novo.
seguida Selecione a Conta Financeira (Caixa) clique em F6 - Novo em seguida selecione 4 Geração de Nota Fiscal .
Próxima tela ira apresentar todos os orçamentos enviados para o Faturamento, como mostra abaixo.
Para iniciar o faturamento o caixa pode pesquisa por Estabelecimento Serie e Orçamento se Preferir.
2.4 Faturamento Portador Dinheiro
Na tela abaixo foi selecionado um orçamento que possui a serie CF-Cupom Fiscal com o Portador Dinheiro como exemplo. Após selecionar o orçamento clique em Gerar Nota.
A seguir será apresentada tela de Confirmação do Faturamento. Clique em Confirmar.
Em seguida será apresentada tela de Espécies Monetárias. Informe no campo Espécie Dinheiro, em seguida confirme o Valor e clique em Ok.
Caso o caixa receba do Cliente um valor maior para troco, inserir no campo Valor o montante e clicar em Ok. Note que o sistema apresenta na tela o troco do cliente.
Na próxima tela será apresentada tela de Confirmação do Faturamento.
2.5 Faturamento Portador Cheque
Na tela abaixo foi selecionado um orçamento que possui a série CF-Cupom Fiscal com o Portador Cheque como exemplo, após selecionar o Orçamento clique em Gerar Nota.
A seguir será apresentada tela de Confirmação do Faturamento, clique em Confirmar.
Em seguida será apresentada tela Cadastro do Novo Cheque . Nessa tela, preencher todos os campos necessários para o cadastro do Cheque. Alguns campos são Obrigatórios e outros não.
Em seguida será apresentada tela de Confirmação do Faturamento do Orçamento acima.
2.6 Faturamento Portador Cartão:
Na tela abaixo foi selecionado um orçamento que possui a serie CF-Cupom Fiscal com o Portador Cartão como exemplo, após selecionar o Orçamento clique em Gerar Nota.
A seguir será apresentada tela de Confirmação do Faturamento, clique em Confirmar.
Em seguida será apresentada a tela Códigos de Autorização em operações com Cartão sem TEF. Inserir nesse campo abaixo o numero de autorização que se encontra no Comprovante de pagamento do Cartão.
Em seguida será apresentada tela de Confirmação do Faturamento.
2.7 Cancelamentos de Nota
Caso um cliente que acabou de realizar a compra desista da Compra ou por alguma eventualidade precise cancelar a venda, segue abaixo os passos para esta operação.
No cancelamento de Notas cujo pagamento foi com as Espécies A Vista e Cheque é necessário acessar a (R657 Baixa de Títulos a Pagar / Receber / Cheques) ir à opção Campo e selecionar o tipo de Pesquisa. Recomenda-se selecionar Histórico e no campo Pesquisa inserir o nome do Cliente.
Após clicar em pesquisar irá apresentar na tela os faturamentos feitos para o Cliente. Selecione o recebimento desejado e em seguida clique em Excluir.
Após excluir o faturamento feito pelo caixa na R657 é necessário acessar a R232 Notas Fiscais de Saída e cancelar a nota deste Orçamento.
Detalhe Importante:
Existe um tempo para cancelamento de Nota Fiscal de Produto e Serviço, como exemplo segue abaixo o tempo de cancelamento de alguns estados. Essa informação precisa ser verificada em seu estado para cancelamento de Nota Fiscal de Produtos e Município para Nota Fiscal de Serviço.
- Em Mato Grosso, o prazo de cancelamento da nota fiscal eletrônica de mercadorias é de 02(duas) horas, a contar da data/hora de autorização da nota fiscal no Sefaz.
- Em Goiás, o prazo para cancelamento é de 24 (Vinte e quatro) horas, a contar da data/hora de autorização da nota fiscal no Sefaz.
- Verificar em seu município o prazo para cancelamento de Nota Fiscal de Serviço.
No Campo selecione Nota Fiscal e em Pesquisa informe o numero da Nota, clique em Filtrar para apresentar a nota, selecione a nota apresentada e clique em Cancelar.
Na próxima tela informe o motivo do cancelamento, descrever porque esta nota esta sendo cancelado, informar no mínimo 15 caracteres. Em seguida clique Executar.
Próximo caso é o cancelamento da Nota que o caixa não realizou o recebimento na R657 (exemplo: Boleto, Carteira e etc.) nesse caso é preciso acessar somente a R232 Notas Fiscais Emitidas e Cancelar a Nota.
2.8 Fechamento do Caixa
Para realizar o fechamento do caixa é preciso emitir primeiro o Relatório de Caixa na R111 Relatório de Movimento Diário de Caixa para Conferência dos valores. Acesse a R111 informe o caixa e clique em Executar para gerar o Relatório.
Após a conferência do Caixa no Relatório acima, acesse o Relatório R231 Relatório de Notas Fiscais Emitidas para verificar as Notas Emitidas no período. Ao abrir à tela informe a Data o Estabelecimento e clique Executar.
O próximo passo é realizar a transferência dos valores na Espécie Dinheiro e Cheque do Caixa. Acesse a R254 Lançamento de Movimento Financeiro para realizar a transferência da Espécie Dinheiro do Caixa atual para outra Conta Financeira. Na tela clique em Novo para realizar o processo.
Na próxima tela selecione o tipo de Lançamento Transferência, informe a Conta Financeira Origem o Tipo Documento o Valor a Conta Financeira Destino e por fim clique em Executar para término.
Agora iremos realizar a transferência da Espécie Cheque do caixa atual. Acesse a R238 Remessa de Cheques e clique em Novo.
Na próxima tela informe o seguinte:
- Emissão Inicial e Final
- Tipo Remessa informe Cheques Cadastrados P/ Deposito
- Conta Financeira Origem informe o caixa
- Conta Financeira Destino que recebera os cheques
- Portador Destino
- Clique na opção Selecionar Cheques.
Em seguida marque o(s) Cheque(s) que serão transferidos e clique em Executar.
Na próxima etapa gerar novamente o relatório de Caixa na R111 para conferir se os valores da transferência ficaram corretos
Por ultimo realizar o encerramento do Caixa, acesse a R266 Encerramento de Movimento Financeiro informe a Conta Financeira e clique em Executar para realizar o fechamento.
